社内コミュニケーション活性化のためグループウェアを導入しても、なかなか次の段階であるナレッジ(ノウハウ)共有には到達しません。原因の一つに「自発的な情報発信を促すことが難しい」があります。

きちんと返信していますか?

まず1対1のコミュニケーション手段であるメールで考えてみましょう。
きちんとメールに返信していますか?
きちんとメールに返信していますか?

友人からパソコントラブルで質問があり、あなたが解決策をメールしたところ友人から下記のメールが届きました。

【件名「Re:トラブルへの対応策」】
教えてもらったやり方でうまくいきました。
助かりました。

さて、このメールが届いた時、あなたならどうしますか?

【件名「Re:トラブル解決してなによりです」】
うまくいってよかったですね。
分からないことがあればいつでも聞いてください。

とさらに返信する人はまれです。
ほとんどの人は「うまくいったんだ、よかった」と思いメールを消して終わりです。

困ったことに中には解決策をメールしても、返信がない友人がいます。リアルであれば、こんなことはありえません。友人に会い、話かけて何も反応がなければ、喧嘩になってしまいます。

ネットの最大の欠点は「顔が見えない」ことにあります。
「メールはあてにならない!届かないメール」
「送ったメールの1.02%が消える!」
のようにひょっとしたらメールが届いていないかもしれません。また相手がスパムメールと間違えて消してしまったかもしれません。受け取ったことを相手に知らせるのは最低のマナーです。

われわれはどこかで「顔が見えない」ということを忘れてしまっているようです。さて1対1のメールでさえ、このような状況です。これが多対多のグループウェアになったらどうでしょうか?

書き込みに対するROMが多い

グループウェアでも状況は変わりません。掲示板に掲載された情報をほとんどの人はただ読むだけのROM(Read Only Member)になります。
情報を読むだけのROMが多い
情報を読むだけのROMが多い

書き込みをした社員の立場になってみましょう。書き込みに反応がないと、顔が見えませんので誰も読んでいないのかなと思いモチベーションが下がってしまいます。今後、役立つ情報を書き込みする気にはなりません。

重要なのが事務局のファシリテーション能力です。ファシリテーションとは「促進する」という意味を持つ言葉で、掲示板の発言を促進します。

ノウハウの提供に誰も書き込みがなければ
「貴重なノウハウ提供ありがとうございます。ウチの部門にも応用できそうな方はいらっしゃいませんか?」
と別の参加者の発言を促します。
良質な雰囲気が保て、参加者が安心して発言できるよう掲示板を維持します。

さて面白い仕組みでノウハウの提供を促すグループウェアが登場しています。

ナレッジ共有がしやすいグループウェアが登場