「チェックリスト」と「テンプレート」で仕事をツール化
まずはツール化。仕事をしているとかならず、「商談の前に必要なものを準備して鞄に詰め込む」とか、「商談の後にお客さんにお礼状を書く」といったルーティンワーク（決まりきった仕事）が発生します。こういう仕事はできる限り短縮化したいもの。そこでオススメしたいのが、「チェックリスト」や「テンプレート」の活用です。「商談の時に持っていくものチェックリスト」を作っておけば、「商談では何が必要だったかな」などと考える必要がなく、リストに沿って準備を済ませることができます。
また、企画書やお客さんへのお礼状も、フォーマットや基本の文面をテンプレートにしておけば、実際に企画書やお礼状を作成するときには、部分的な修正を加えるだけで済みますから、時間を短縮できます。
チェックリストとテンプレートの具体的な作り方や活用法のコツについては、「チェックリストで残業ゼロに！」の記事で詳しく述べていますから、そちらを参考にしてください。
多くの人は、チェックリストやテンプレートの作成を面倒くさがります。けれども「投資と回収」を考えれば、絶対に作っておいた方がお得です。
たとえば「顧客訪問時チェックリスト」の作成に20分かかったとします。しかしチェックリストを作ったおかげで、これまで10分かかっていた顧客訪問前の準備が５分で終わるとしたら、20分の投資コストなんて、あっという間に回収できます。
急がば回れ。急ぎたいのなら、最初は少し時間をかけてでもチェックリストやテンプレートを作っておくべきです。
