社外の日程調整メールの主導権は発注側にある

日程調整,メール,ビジネスメール,日程調整メール,ビジネス,いつでも,秘書,文面,日程,調整

相手が返信しやすいように書こう


日時を決めるとき、お互いに「いつでもいいです」と遠慮しあうと、なかなか決まりません。基本的に、主導権は立場で決まります。自社が仕事を発注する、つまりお金を払う側なら、こちらの都合を先に伝えてかまいません。一方、仕事を受注する(お金をもらう側)なら相手がお客様ですから、先方の都合を優先します。

日程調整メールのNG例

よくあるのは「都合のよい日はいつですか?」「都合の悪い日を教えてください」です。これはわかりにくい質問なので、返信する人は悩んでしまいます。せめて「○/○(○曜)~○/○(○曜)の間で」など、おおよその期間を示しましょう。また、「いつでもいいです」と書くと、ピンポイントで日時を指定される場合があります。「その日は先約があります」と断れば、「最初からそう言えばいいのに」とイラッとされかねないので注意してください。

■返信しにくい文例
貴社を訪問したいので、都合の悪い日時を全部挙げてください。こちらはいつでもいいですよ(^◇^)

返信しやすい日程調整メールの文例

一度読んだだけで理解でき、しかも返信しやすいメールは嬉しいものです。そういう人と仕事をすると、テキパキと仕事がはかどるうえ、思いやりも感じます。

おすすめは、メール本文に複数の候補日を挙げることです。忙しい相手に送るなら5~7つくらい候補日を挙げましょう。たとえ仕事を受ける側だったとしても、「こちらの都合で勝手を申しますが」と前置きすれば、先に提案しても失礼にあたりません。マナーをしっかり押さえてさえいれば、むしろ「仕事が速い」「やる気を感じる」と喜ばれることでしょう。

■返信しやすい文例
いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。

先日は○○のご内諾をいただき、ありがとうございました。
近いうちに貴社へ伺い、○○につき話を進めたいと思っております。
こちらの都合で勝手を申しますが、以下のいずれかはいかがでしょうか。

1.○月1日(月曜日) 14:00~15:00
2.○月2日(火曜日) 10:30~11:30
3.○月3日(水曜日) 15:00~16:00
4.○月4日(木曜日) 10:30~11:30
5.○月5日(金曜日) 14:00~15:00

上記のご都合が悪ければ、2~3つ候補を挙げてくださると助かります。

では、返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

日程調整メールの文例:5つのポイント

  1. 何の件なのか、目的を入れる
  2. 開始と終了予定時刻を入れる:おおよその所要時間を見積り、終了予定時刻まで書くと、先方は予定を立てやすい。ただし、相手や案件によっては開始時刻だけにする。
  3. 候補すべてが都合の悪い場合を想定しておく
  4. 日時に気を取られ、場所を忘れていないか見直す
  5. 「返信をお待ちしております」と、さりげなく急かす

日程調整のメールは素早く返信

日程調整メールには、お互い素早く返信することも大切です。たくさんの候補を挙げたのに、1週間うんともすんとも言ってこない人がいると困ってしまいます。仮押さえすると、他の予定を入れられないからです。もし日頃から返事の遅い相手であれば、

「先約が入った場合にはご了承ください」

と書き添えておくのも一案です。あなたも日程変更などの再調整がない、一度で決まる日程調整メールを書き、仕事をサクサク進めましょう。

【関連記事】

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。