議事録を書く意味・目的とは?

議事録,書き方,例,議事録の書き方,会議,フォーマット,見本,会議議事録,ミーティング 議事録,議事録とは,打ち合わせ,懸案事項

議事録なら◯◯さん、と言われるようになりましょう。


会議などの内容を記録に残すもの、それが議事録です。議事録を作成すれば、上司へ文書での報告ができますし、参加者や欠席者との情報共有にも役立ちます。口頭でやりとりした内容をキチンと文字に残せるので、後日になって「言った」「言わない」の記憶違いやコミュニケーションミスを防げる、そうしたメリットがあります。

■議事録の書き方  

議事録のフォーマットを決めておけば安心

あなたの職場では議事録のテンプレートやフォーマットがありますか?
議事録をWordやExcelでつくる会社、メールにテキストで書く会社などそれぞれでしょうが、いずれにしても、毎回同じ項目を入れるので、フォーマットがあったほうが断然ラクです。もしなければつくるように提案しましょう!フォーマットを決めて共有フォルダーに入れておきます。
 

タイトル・日時などの定形部分を書く

では、実際の議事録の例を紹介しましょう。WordやExcelの場合、例のように表の形式にすると、スラスラ書け、読む人もパッと見て理解できるのでおすすめです(字が読みやすいよう、上下2分割しています)。
 
議事録,書き方,例,議事録の書き方,会議,フォーマット,見本,会議議事録,ミーティング 議事録,議事録とは,打ち合わせ,懸案事項

議事録の書き方(上部分)


最初に、
  • 議事録のタイトル
  • 会議の開催日時
  • 会議の開催場所
  • 当日の議題
  • 出席者・欠席者
を入れます。毎回同じフォーマットを使うので、使い回すうちに前回のデータを残さないよう注意します。
 

議事録のキモの部分は「決定事項」→「討議事項」→「懸案事項」の順に

議事録,書き方,例,議事録の書き方,会議,フォーマット,見本,会議議事録,ミーティング 議事録,議事録とは,打ち合わせ,懸案事項

議事録の書き方(下部分)


続いて、議事録のキモの部分です。ここでは並び順が大切です。
 
  1. 決定事項…その会議で決まったこと
  2. 討議事項…結論に至るまでに出た意見
  3. 懸案事項…次回会議までの確認事項・次回会議の開催日時

報告書は基本的に結論先行なので、最初に来るのは「決定事項」です。
続いて理由や経過となる「討議事項」がきます。そして最後が「懸案事項」。この欄には次回までにやることや次回の会議日時を書きます。担当者の名前を書いて備忘録も兼ねれば、皆に感謝される議事録になるでしょう。時間軸が行ったりきたりしないように、未来につながる「懸案事項」は後にするのがポイントです。
 

一番大事なのは「決定事項」!「討議事項」はおおまかでOK

ある企業に伺ったとき「議事録を書くのに時間がかかって……」というお悩みを抱える人がいました。議事録を見せてもらうと、討議内容が事細かに書かれています。経営に関する役員会議などであればともかく、例のような職場の打ち合わせなら、討議事項には、誰が何を発言したかまで一言一句書かなくて大丈夫です。メモが追い付かなくなってしまいます。その分、間違えてならないのは決定事項と心得ましょう。
 

送付のタイムリミットは24時間

一般的に、議事録は24時間以内に発信します。なかには「会議終了後2時間以内」という企業もあります。つまり、議事録に時間をかけすぎてはいけません。段取り上手のあなたなら、会議が始まる前に議題や参加者など、わかる項目を埋めておきましょう。
 

内容に上司にOKをもらってから発信しよう

会議を終え、もし記憶にあいまいな点があれば、遠慮なく他の参加者に確認をとってかまいません。そして上司に最終的なチェックをお願いし、GOサインが出てから発信します。急ぐあまり、間違った内容で発信したなら……。慌てて訂正版を作ったり、差し替えのお願いをしなければなりません。そんなムダはなくしたいものですね。

議事録を難しく考える人がいるようですが、まずは5回、会議に参加し、議事録を書いてみてください。コツがつかめたら、もう怖いものなし!ぜひ議事録アレルギーを退治しましょう。

【関連記事】

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。