ポイント1:プロジェクトの成果はキーマンの人選で決まる

プロジェクト・マネージャーによるキーマンの人選が勝負の分かれ目
プロジェクト・マネージャーによるキーマンの人選が勝負の分かれ目
システム開発では、決裁権のある役員をプロジェクト・マネージャーに任命し、ITベンダーと定例ミーティングを行いながら、プロジェクトで発生する様々な問題に対処し進捗管理を行います。小規模な会社では、経営者がプロジェクト・マネージャーを兼任します。

会社の強みとなる情報システムを独自開発する場合、仕様の確定時にプロジェクト・マネージャーが会社の業務に精通したキーマンを人選できるかどうかが最初の成功、失敗の分かれ目になります。前半の仕様確定でもたつくと、後の挽回が難しく納期に影響を及ぼすことに。システム開発をITベンダーへ発注した後、開発を進めながら細かな仕様をITベンダーとユーザー企業で確定していきます。

ある企業の例を紹介しましょう。プロジェクト・マネージャーにITベンダーから、仕様の確認ができる人を人選してほしいと依頼が。プロジェクト・マネージャーはISO認証取得で会社の全業務の洗い出しを経験していた総務部の人選を考え、上司を通じて頼んでみましたが、新規事業の立ち上げでそんな暇はないと断られることに。

そこで、別の担当者を選考。ITベンダー側が将来をみすえて商品コード桁数をどれぐらいにするか聞いてみると、「次回までに営業部に確認するので、ペンディングにしておいてもらえませんか」という返事。結局、次回の打ち合わせまで、商品コードに関してITベンダーの作業が進みません。仕様確定の遅れがどんどんたまっていくことでスケジュールに多大な影響を与えます。

キーマンを人選すると、「ウチが扱っている商品アイテム数は2100ほどで毎年5%ほど増えている。商品分類も行いたいので6桁でお願いする」と明確な返事が戻り、プロジェクトは迅速にはかどります。

ポイント2:キーマンを人選できる環境整備する

ITベンダーにキーマンが時間をとれない状況をきちんと説明して、極力ミーティングに時間をかけないようにし、議事録などの作成も事務局が行い、キーマンには判断してもらうだけにします。

ミーティングには必ずプロジェクト・マネージャーが出席し、キーマンの判断を全面的に支援する。つまり後で、誰にも文句を言わさないようにするのです。

社内ネットワークを持ち、会社の業務に精通しているキーマンが必ずいるはずですが、キーマンですので色々な仕事を頼まれ余裕がありません。プロジェクト・マネージャーの大切な仕事として、仕様確定のためキーマンが出席できる環境整備を行います。