プロジェクタの故障?! スクリーンに映らない……

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社外でプレゼンをやるときには、特有の注意ポイントがあります

社外でのプレゼンときは、多くの場合フォーマルな場となるでしょう。社内会議ならばご愛嬌ですむトラブルも、社外でやってしまうと信頼を損ねるものになります。

にも関わらず、社外でのプレゼンのときのほうが勝手が違う箇所が様々あって、急なトラブルなども起こりやすいもの。そんなときでも事前にどんなトラブルがあるかを予想していれば、落ち着いて対応できます。

よくある例を紹介します。パソコンとプロジェクタの相性が悪いせいなのか、プロジェクタが機能しないということがあります。多くの場合、10分前後の時間をかけて設定をいじっていると直ったりもするのです。ここで問題なのは、その10分前後の時間がとれるのかどうか。解決方法は、「もしかしたらプロジェクタの接続に手間取るかも」ということも考え早めの時間に会場入りすることです。

稀にどうがんばっても接続できない場合があります。おそらくパソコンとプロジェクタの相性の問題かもしれません。そういうことがあると困るので、パソコンは会場側でも予備を1台用意しておいてもらうようにしたほうがいいですね。非常にレアケースではありますが、可能性はゼロではありませんので。

先方が用意してくれたパソコンを使うときの注意点

事前に会場にあるパソコンのバージョンやUSB・CD-ROMの接続可能かどうかを確認しておく

事前に会場にあるパソコンのバージョンやUSB・CD-ROMの接続可能かどうかを確認しないと、直前で慌てることに

「パソコンはこちらで用意しますよ」と、プレゼンを行う先からこのように言われることもあるでしょう。その場合もいくつか注意が必要です。

まず1つめはデータの移管について。必要なスライドファイルを入れておいたUSBメモリを、先方のパソコンが認識してくれないというトラブルがあります。これは困る! 他には、CD-Rにファイルを焼いて持っていったら、パソコンにCDドライブがついていなかったなんてことも……。

もう1つは、パワーポイントのバージョン。パワーポイントにはコメント機能というのがあります。ボタン1つで表示/非表示を切り替えられる機能です。もしあなたがこの機能を使っていたとします。あんちょこ的なことをコメントに書いておいて、それを本番は非表示にしようとしていたとする。

なんと、パワーポイントのバージョンが違うと、これを非表示にしてくれないときがあるのです。あんちょこが丸見え状態になってしまうのです。

こうしたトラブルを未然に防ぐためには、事前にデータをメールで送っておいて、先方に確認しておいてもらうことですね。そうすれば、データ移管のトラブルもバージョンによる違いも起こりにくくなります。

さらに、自分のノートパソコンも予備として持っていっておけば、かなりリスクも低く抑えられます。