書類の整理は“捨てること”

整理整頓は、捨てることからスタート! 捨てる基準を作るためには、収納スペースを決めることと捨てるタイミングを決めることになります。年末の仕事納めは、机の上を大掃除する絶好のタイミングです。

■書類スペースを決めて、あふれたら捨てる!
平積みしていた書類の山を整理したら、机の上にファイルの収納スペースを確保します。書類を立てるには、スペースを自由に広げられるブックエンドより、スペースが限定されるファイルスタンドのほうがベターです。その理由は、一定のスペースを決めて、それ以上に増えてしまったら、「捨てる」か「保存ボックスへ移す」かの選択をするためです。資料などはいつか役に立ちそうと思いつつ、なかなか捨てられないものです。しかし、それでは、いくら“立てる収納”をしても、また机の上がいっぱいになってしまいます。書類の収納スペースを決めて、机の上は、広く使えるようにしておきましょう。

書類整理術


保存ボックスは、テーマや取引先別などで分類しますが、後からファイルを探す時に直感的に分かるようなグルーピングをしておきます。グループ毎にファイルボックスの色を変えるのもよい方法です。ここでも大切なことは、保存ボックスの置き場所のスペースを決めておくことです。それよりあふれたら、不要になった書類を捨てるようにします。

■一定の期間、必要としなかった情報は捨てる!
ファイリングした書類や資料の使用頻度を見て、捨てるタイミングをはかる方法に、“野口式押し出しファイリング法”というものがあります。これは、書類のファイルを保存場所から取り出して、元に戻す時に、必ず左側に置いていくというものです。すると、使わないファイルは、どんどん右側に押しやられていきます。そして、ファイルの保管スペースがいっぱいになったら、右側にある使わないファイルから、捨てるものを決めます。ファイルを、時間軸と使用頻度で分類するための、とてもシンプルなやり方です。

日頃は仕事に追われて、なかなかゆっくりデスク周りを整理する時間を取れないでいる方も、ファイリングシステムを作って、捨てることを習慣にしていくと、綺麗な状態をキープすることができます。机の上が、きれいに片付くと、気持ちがよいものです。ぜひ、すがすがしい気分で2008年を迎えてください。

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