書類を捜す時間はロスタイム!

机の上整理術
机の上の状態は、頭の中の状態を表す鏡だといわれています。整理整頓して、頭もすっきりさせましょう!
机の上に書類や資料が山積みになってはいませんか。後で見よう、後で整理しようと、ちょっと仮置きしたつもりでも、そのまま放置しているとだんだん積みあがっていきます。いざ必要になって“あの書類はこの辺に置いたつもりだけど…”と、書類の山をアチコチひっくり返したり、探してもなかなか見つからない、なんてことはないでしょうか。これでは、仕事のロスタイムが増えて、能率が下がってしまいます。

そこで、年末へ向かうこの時期に、1年の仕事納めとして、机周りの書類をイッキに片付けてしまいませんか。ファイリングの方法と溜まった書類の捨て方を決めると、書類の管理システムができあがります。良いといわれるやり方を色々試した結果、長続きしている方法をご紹介したいと思います。ぜひ、ご参考になさってください。

■用意するのは、クリアファイルとA4封筒
書類を、スペースを取らずに取り出しやすく保管するには、“立てる収納”がお約束です。ここで活躍するのが、A4サイズのクリアファイルと封筒(角型2号)です。100円ショップで購入すると経済的です。机の上に置いてある書類を、案件毎に分けてクリアファイルへ入れていきます。クリアファイルは、厚みのあるパンフレットなどの保管には向かないため、ボリュームのある資料は、A4の封筒に入れていきます。

書類整理法


封筒は、上部を1.5cmほど切り落とすと、ファイルサイズになります。これは、袋ファイル・システムで有名な山根式に習ったもので、独立当初からやっています。企画書を書くために役立ちそうな資料を、サイズを気にせずポンポン入れていけるのでとても便利です。クリアファイルには、取引先とのやり取りに必要な書類を入れています。すると、打合せに出掛ける時などに、それを仕事鞄に入れれば準備がすぐにできます。

クリアファイルと封筒には、インデックスを付けて、見出しを見れば一目で書類の中身が分かるようにしておきます。クリアファイルの見出しには、“きれいにはがせるタイプのラベル”を使うと便利です。封筒は、ラベルを貼らずにインデックスを手書きしてもOKです。

書類をファイルへ入れたら、次に“捨てるルール”を決めます。 続きは次ページへ>>