すっきりスマートな資料を作る２つの定石(2ページ目)

いらない情報を捨てる

相手にわかりやすく伝える上で最初に心がけなければならないのは「主張と関係のない、いらない情報は思い切って潔く捨てる」ということです。

皆さんはこんな経験は無いでしょうか。
「せっかく作ったグラフだから、関係ないけど貼り付けておこう」
「レイアウト的に寂しいから、クリップアートを入れておこう」
「前に使った資料があるので、少し関係ないけれど、そのまま入れておこう」

このように、関係のない、または関係の薄い情報が入ってしまうと、読み手にとっては主張のポイントが見えなくなり、非常にわかりづらくなってしまいます。

私たちは主張と関係のない情報を入れがちです。なぜかと言えば、しっかり考えないと「どの情報が必要で、どの情報は不要か」がわからないからです。まずは「自分の主張と本当に関係がある情報はどれか」をしっかりと考え、勇気を持って「いらない情報を捨てる」ことが、魅せるスライドを作成するための第一歩なのです。

いらない文字を捨てる

いらない情報を捨てたら、次に捨てるのは「いらない文字」です。「いらない文字」とは、「あってもなくても意味が変わらない、冗長な日本語」のことです。

例えば冗長な日本語とは次のような文章です。
「この製品は、この分野の製品に通常求められる基本的な特性を、当社の競合となっている他企業の製品と比較してもかなり高い水準で満たしており、その上コスト面でも競合他社の製品を大きく上回っているので、結果としてかなりお買い得な製品であるという風に私どもは考えております」

簡潔に書けば、次のような文章で８割方の意味は通じます。
「この製品は、競合他社と比較してもコストパフォーマンスが高く、お買い得です」

同じ内容を伝えるのであれば、文章は短いに越したことはありません。いかに短く端的に伝えるか、「いらない文字」を捨てることを心がけましょう。

情報、文字に続いて、最後に１つ捨てるものは何でしょうか？ 詳細は次ページへ