オフィスでの「ホウ・レン・ソウ」

あなたは、ちゃんと「ホウ・レン・ソウ」していますか？ 仕事を進める上での大切なコミュニケーションです。

入社後の新人研修などで、仕事をする上での基本である「ホウ・レン・ソウ」について教えてもらった人が多いと思います。言うまでもなく、オフィスにおける「ホウ・レン・ソウ」とは、報告・連絡・相談の略ですね。

みなさんは、ちゃんと実行していますか？ 今回は、この「ホウ・レン・ソウ」について、あらためて見てみましょう。

「報告」は、何のために？

仕事が終わった時に、「終わりました」という報告以外にも、「報告」が必要な時が、他にもあります。「あれ、どうなった?」と上司や先輩から聞かれる前に自分から報告するようにしましょう。

■予定より時間がかかりそうな時
あなたの仕事が終わる時間を見越して、指示を出した人は、次の段取りを考えています。時間がかかりそうなときは、「あとどれくらいかかりそうか」、あるいは、より具体的に「本日の15時頃には、作成できると思います」など、見通しも添えて、予定よりも遅くなる旨を連絡しておきましょう。

■予定よりも早く終わりそうな時
想定していたよりも、早く終わりそうな時も報告することで、周囲の人をヘルプすることも可能になり、全体の予定を変更するということも考えられます。

■順調に進んでいる場合も「中間報告」
長期的な仕事の場合は、１日に１度、あるいは仕事の区切りごとに進捗状況を報告しておき、全体の進み具合を周囲の人に把握してもらいます。進め方の方向性に問題がないかなども、その都度お互いにチェックすることで、安心して仕事を進めることができますし、あなたへの信頼も生まれるでしょう。

■トラブル発生時には、早急に
指示を受けた時とは状況が変わった場合や、仕事の進め方に関して判断が難しくなってきたような場合は、上司だけでなく先輩や同僚など、関係のある人たちに状況を共有するようにしましょう。的確なアドバイスをもらえたり、周囲の人たちが最悪の場合に備えて準備をすることができ、トラブルを最小限にとどめることも可能になります。

報告の大切さがおわかりいただけたでしょうか。では、「連絡」を入れる時に注意すべきことは？ 次ページで見てみましょう。