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| 「ホウ・レン・ソウ」は、タイミングが大切。相手の状況、緊急度など、よく考えて。 |
「ホウ・レン・ソウ」のタイミング
■忙しそう……話しかけていいのかな？自分が忙しく仕事をしている時には、出来れば話しかけてもらいたくないもの。でも、それが大事な報告や相談だったと後からわかったら、「どうしてもっと早く言ってくれなかったの？」と思いますよね。
同様に、上司が忙しそうにしていると話しかけづらいものですが、だからと言って、報告しないまま話を進めてしまうと、結局は、仕事に遅れが出たり、トラブルになってしまう可能性もあります。話しかける前に「失礼します。○○の件で、ご報告したいのですが、お時間よろしいでしょうか」と、報告・相談の内容を先に伝えましょう。
■報告の仕方も段階別に
一刻も早い判断が必要とされる緊急事態の場合は、すぐに上司に「直接」報告します。でも、とりあえずの進捗状況や急ぎでない場合は、上司の状況を見て、報告を後にするか、メモに書いて伝えるなどしましょう。
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| 要点をおさえ、簡潔な報告で、あなたの信頼度もアップ。 |
わかりやすく伝える報告・相談のコツ
■結論から伝える経過の報告は、「ああして、こうして、こうなった」というような報告の仕方ではなく、なるべく手短に伝えます。報告した相手から、「どうしてそうなったのか」などについて、説明を求められたら詳しく話すようにしましょう。
■事実のみを伝える
大事なことは、「事実は何か」ということです。あなたが、どう感じたか、思ったかなどの個人的な感想とは、区別する必要があることを覚えておきましょう。
■報告は、５W３H
小学生の作文の時間に教わった「いつ、どこで、誰が、どうした」という5W1H。社会人になったら、1Hを3Hにして、より的確な報告ができるようにしましょう。
・When いつ
・Where どこで
・Who だれが
・What 何を
・Why なぜ
・How どのように
・How much いくら、どれくらい
・How many いくつ
さて、オフィスでの「ホウ・レン・ソウ」を見てきましたが、結局のところ、仕事をスムーズに間違いなく進めるためのコミュニケーションの方法なんですね。よりよく仕事を進めるために、あなたも今日から是非実行してみてください。
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