マイナンバー集めるのはいつ？今でしょう！

マイナンバー本当にはじまりますよ！

保険会社から生命保険料控除の証明書が届く時期となりました。いよいよ年末調整シーズンに入ります。子供や親を扶養している場合、扶養控除申告書を提出しますが、昨年暮に記入した扶養控除申告書には既にマイナンバー記入欄が追加されていました。大企業では、昨年末に従業員などのマイナンバーを集めたところが多いでしょう。

マイナンバー通知カードの配布が始まった頃、新聞やテレビでも連日報道されたこともあり、なるべく早くマイナンバーを集めましょうという意識が皆にありましたが、去年の扶養控除申告書にはマイナンバーを記載しなくてもOKでしたので、ここらへんからマイナンバー収集の気運が下がってしまいました。

新入社員が入ってくることもなく退職者もここ10年ぐらい出ていないという中小企業ではマイナンバーを扱う機会がありません。結果的にマイナンバーに関してはほったらかしという企業がたくさんあります。なかには使わないからとせっかく集めたマイナンバー通知書のコピーを従業員に返したところもあります。

でも提出書類にマイナンバーを書くのはこれからです。集めるなら今です！

誰からマイナンバーを集めるのか

マイナンバー通知書、マイナンバーカード、マイナンバーが書かれた住民票のコピーのいずれかを集めなければなりません。まずは従業員、次に扶養家族です。中小企業の場合、従業員は長年勤務していて、よく知っているので本人確認は顔パスでOKです。扶養家族の場合は従業員が本人確認をすることになっていますので、会社として本人確認は不要です。

少しやっかいなのがパートやアルバイト。従業員のように長年、働いている人はよく知っているので顔パスでよいでしょうが、１ケ月前に入ったばかりといった場合は身元確認書（運転免許証のコピーなど）を集めておいた方が無難です。1ケ月前に辞めたアルバイトのマイナンバーも収集対象になります。

また従業員に販売士3級の資格を取らせたいから社内研修のために外部講師を招いたような場合、外部講師に支払った額を支払調書に記載して税務署に出さないといけませんので外部講師のマイナンバーと身元確認書が必要となります。

業務を社労士や税理士に依頼していて、相手が個人事業の場合にもマイナンバーが必要となります。相手が法人なら公表されている法人番号を書けばOKです。

マイナンバーが集まらなかったらどうしたらよい

毎日、顔をあわせている従業員なら、”まだ出ていないよ”と言えるので集めるのは大丈夫ですが、1ケ月前に辞めたアルバイトにマイナンバーの提供を求めたが返事がない、従業員の扶養家族が”出すのがいやだ”と言って出してこないといった場合は、マイナンバーの提供依頼した日付や経過を記録しておけばかまいません。

扶養控除申告書や源泉徴収票などにマイナンバーが抜けていても税務署などは受理します。さすがにマイナンバーが全部、空白の場合は税務署もネチネチ言ってくると思いますが、受理はします。

扶養控除等申告書や源泉徴収票は７年間保管義務がありますので、集めたマイナンバーのコピーなどもその期間は保管しなければなりません。会社の金庫などにいれるか、税理士事務所でマイナンバーを預かるサービスをしているところもあるので、問い合わせてみたらよいでしょう。

マイナンバーが漏えいして発覚すると罰則規定があるので、中小企業でマイナンバーを集めるのは実質的には社長、もしくは経理・総務担当の奥さん、息子など役員になっている親族となります。誰が担当するか、またマイナンバーの収集目的を従業員などに呈示しないといけないので、ネットなどで雛形を調べて作成しておきます。

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