マイナンバー制度は中小企業にも影響、知らないでは済まされない!

平成28年1月から、社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)が始まります。マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

このマイナンバー制度は、大企業か中小企業か、法人か個人事業主かを問わず、全ての事業者に関係してきます。

例えば、マイナンバーは次のような場面で使われます。

・毎年6月の児童手当の現況届の際に、市区町村にマイナンバーを提示する
・厚生年金の裁定請求の際に、年金事務所にマイナンバーを提示する
・証券会社や保険会社等にマイナンバーを提示し、法定調書等に記載する
(金融機関は、顧客のマイナンバーを法定調書等に記載して税務署等に提出)
・勤務先にマイナンバーを提示し、源泉徴収票等に記載する
(勤務先の事業者は、従業員やその扶養家族のマイナンバーを源泉徴収票等に記載して税務署や市区町村に提出)

事業者であれば、年末調整や法定調書の作成、社会保険の手続きなどで、必ずマイナンバーを取り扱うことになります。

マイナンバー事前準備10項目~体制予算作りからリハーサルまで

今年(平成27年)の10月からは、いよいよマイナンバー(個人番号)の通知が始まります。住民票を有する全ての方に12桁の個人番号が記載された通知カードが送られます。市区町村から、住民票の住所にマイナンバーの通知カードが送られますので、住民票の住所と異なるところに住んでいる場合は、住民票を現住所に移しておいた方がいいかもしれません。

マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の手続のために行政機関等に提供する場合を除き、法律で定められた目的以外にむやみに他人にマイナンバーを提供することはできません。

また、他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。

そのため、マイナンバーを取り扱う事業者は、厳格な安全管理措置や従業員の研修など、マイナンバーの通知が始まるまでに、以下のような事前準備を行う必要があります。

1.体制予算作り
マイナンバー対応プロジェクトチームの結成
上記プロジェクトチームが中心となって予算立案

2.事務作業内容等の現状把握
個人番号を取り扱う事務の確認
特定個人情報等の範囲の確認
事務取扱担当者の確認

3.基本方針の策定、取扱規定等の策定
基本方針及び取扱規定等の策定

4.システム開発
給与・経理・税務申告等の影響あるシステムの開発・調達を行う
特に、市販ソフトでない場合は早めのSE確保が重要

5.4つの安全管理措置の整備
組織的・物理的・技術的・人的安全管理措置の準備を行う
ログ解析ソフトの購入設置などが必要となる場合は、早めの対応が重要

6.業務手順検討
マイナンバー制度に伴い、影響ある各種業務見直しを行う
(例)入社から退社までの業務処理手順
(例)講師料支払調書における業務処理手順

7.書類の整備
就業規則の項目追加修正
入社時の誓約書の作成等

8.事前研修
従業員にマイナンバー制度の内容や事務手順、安全管理等の周知徹底を行う

9.安全管理研修
取扱担当者や事務要員などに、マイナンバーに関する安全管理研修を行う

10.リハーサル
マイナンバー制度開始に向けたリハーサルを行う

法人番号はインターネット上で公表

一方、個人番号だけでなく、法人に対しても法人番号が付番されます。平成27年10月から、株式会社や有限会社といった設立の登記をした法人などに対して、登記上の所在地に通知書が郵送されます。

法人番号は、個人番号と違い、名称・所在地・法人番号がインターネット上に公表され、誰でも自由に使用することができます。公表される情報は随時更新され、データをダウンロードすることもできますので、様々な業務やビジネスに活用することが可能となります。



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