マイナンバー制度への準備 忙しいのでできないはダメ

2015年10月からマイナンバー通知カードが届き、2016年1月からマイナンバー制度がスタートしました。マイナンバー制度は法人はもちろんのこと、アルバイトやパートしか雇っていない個人事業主も対象になります。

支払調書や源泉徴収票などをコンピュータで発行しているような場合、帳票が変わりますのでシステム変更が必要となります。もちろん仕事の流れも見直さなければなりません。マイナンバー制度には努力規定が入っていますので『忙しいのでマイナンバーに対応できない』は認められません。

マイナンバー制度については「マイナンバー制度が企業に与える影響」をご覧ください。

マイナンバー通知カードが家に届く

株式投資などを行っている場合、証券会社にマイナンバー通知が必要

株式投資などを行っている場合、証券会社にマイナンバー通知が必要

2015年10月から住民票の住所にマイナンバー通知カードが順次、届いています。カードには氏名、住所、生年月日、性別と共に一生変わらないマイナンバーが記載されています。
※親は同居する子供や年老いた親のマイナンバーをしっかり管理しなければなりません。

学生ならアルバイト先へ、社会人なら会社にマイナンバーを通知しなければなりません。日本に住んでいる留学生など外国籍の人にも届きます。反対に日本国籍でありながら、国外に住んでいる場合、マイナンバーはありません。

マイナンバーは住民票コード+個人番号で作られた12桁の番号になります。住民票コードをもとにしていますので海外在住で住民票がないとマイナンバーが作れません。2015年4月1日に設立された地方公共団体情報システム機構 (J-LIS)が市町村の委託を受けてマイナンバー通知カードを皆さんのもとへ送付します。

株式投資などを行っている場合、年間取引報告書、投資信託の分配金や配当金の支払調書などにマイナンバーが必要となりますので証券会社にも通知しなければなりません。また、銀行や保険会社にも必要です。つまりマイナンバーを使って、税務署はいくら収入があるかを確実に把握できるようになるので、FXで儲けているのに確定申告していない、会社以外に副収入があるのに確定申告していない場合、ヤバイです。兄弟それぞれが老親の扶養控除を申請して控除を受けるような悪用もダダモレです。

マイナンバーを集める時の本人確認が大変

コンビニやスーパーなら現場の店長がアルバイトやパートの本人確認

コンビニやスーパーなら現場の店長がアルバイトやパートの本人確認

2016年1月から会社はマイナンバー収集をはじめています。対象は従業員だけでなく、扶養控除などしている場合は家族からも集めなければなりません。もちろんパート、アルバイトからもマイナンバーを提出してもらわなければなりませんが、悩ましいのが本人確認をどうするかです。

皆の顔がわかる中小企業であれば本人確認は楽ですが、全国に拠点があって従業員も多い企業では総務部門だけでは無理。コンビニやスーパーなら現場の店長がアルバイトやパートの採用をしていますので、現場でマイナンバーを取得します。

それぞれの現場で本人確認してもらって集約して本社へ送ることになりますが、マイナンバーを複数の人間が扱うことになるので、関わる人間に事前教育をしっかりやっておかなければなりません。個人番号を既に導入しているアメリカなどでは、成りすましが問題となっているため、日本では厳格な本人確認が義務つけられています。

しっかり本人確認をやらずに問題が発生した時は企業は善管注意義務違反になってしまうでしょう。どう本人確認したか証拠(エビデンス)を残しておきます。

本人確認を厳格に行う

本人確認ではマイカードの利用目的を明示する

本人確認ではマイカードの利用目的を明示する

本人確認にあたっては源泉徴収票の作成や健康保険・厚生年金の加入に使うなど、利用目的を明示しなければなりません。利用目的以外に使う場合は、もう一度、利用目的を明示しなおさなければなりません。ここらへんは個人情報保護法と同じ運用になっています。

家に届いたマイナンバー通知カードと運転免許証、パスポート、住民票などを会社に持ってきてもらって本人確認をします。扶養控除の場合は従業員が代理人となって本人確認してもらい扶養者のマイナンバーを会社に通知する形になります。

この本人確認が大変な会社があります。セミナーやイベントなどを行っている会社では外部講師に法定調書(源泉徴収票や支払調書)を発行しますので、講師のマイナンバーが必要になります。遠方から講師を呼んでいる場合、会って確認するわけにはいかず登録してある住所に郵送し、免許書のコピーなどと一緒に送ってもらって確認するしかなさそうです。

電話で問い合わせるのなら事前に送ったパスワードを答えてもらう、秘密の質問と答えを登録してもらって答えてもらうなど本人確認を行うシステムにしなければなりません。

コンビニやスーパーではアルバイトやパートが変わるたびにマイナンバーを店長が取得しなければならず管理が大変になります。派遣にすれば派遣元がマイナンバーを管理するので管理業務が楽になります。今後は派遣会社の利用がすすむでしょう。