外勤従業員には労働時間管理の例外があります!

外勤業務は労働時間のみなし制度で、労働時間を算定できる

外勤業務は労働時間のみなし制度で、労働時間を算定できる

従業員の労働時間管理。皆様の企業ではどのように対応されていますか?タイムカード打刻、パソコン立ち上げ・終了時の記録、手書きの出勤簿など、多様な管理が考えられますね。内勤仕事だけであれば管理はしやすいですが、他方事業場外で仕事をする外勤の営業マンなどの管理にお悩みではありませんか?

労働時間とは使用者の指揮監督下の時間ですが、外勤者の場合は直接の指揮監督下とはいえない状況下が多いものです。労働時間の算定が難しいですね。こうした場合「事業場外労働のみなし労働時間制」という労働時間把握義務の例外が認められているのをご存じでしょうか。

この例外取扱いの仕組みで、外勤者の労働時間管理のルールが明確化されます。従って効率的な時間管理が進みますので、時間外労働などの諸問題の解決にも効果が及びます。今回の記事ではその留意点を解説いたします。

外勤従業員の労働時間は「特定の時間」とみなせます

外勤従業員はその自由裁量下で働くことが多く、移動時間や休憩などを含めその時間の管理は困難を極めます。この場合、次の要件を満たすとある「特定の時間」労働したこととみなせるのです。「みなす」わけですから労働時間が確定しますね。賃金計算の悩みも解消します。

  1. 従業員が業務の「全部または一部」を事業場で従事すること
  2. 使用者の具体的な指揮監督が及ばないこと
  3. その業務に係る労働時間の算定が困難な場合であること

上記1~3の条件のもと、
           ↓
使用者のその時間に係る算定義務が免除され、その事業場外労働については「特定の時間」を労働したものとみなすことができます

上記は、労働基準法第38条の2(事業場外労働に関するみなし労働時間制)に規定されている労働時間の例外的管理方法です。

みなし方法は3通りあります!

では次に前記の「特定の時間」の解説です。この特定の時間が「みなし時間」です。みなし労働時間は次の3通りあります。

【原則】
「所定労働時間労働」のみなし

例えば、事業場の所定労働時間(就業規則などで定められている労働時間)が1日7時間30分の場合、午前は内勤・午後は外勤した場合、外勤の時間が算定し難いときは、所定労働時間(7時間30分)労働したこととみなせるのです。

*前述のとおり、労働時間の「全部または一部」事業場外で従事した場合となっていますから、内勤と外勤が混在した場合でも全部を通じて所定労働時間とみなせることがポイントです。

【例外1】 
「通常必要とされる時間」のみなし

外勤業務を遂行するためには通常所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合には、その業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなされます。就業規則などでその旨の記載が必要になります。

【例外2】
労使協定で「通常必要とされる時間」をみなす

例外1の場合であって、労使協定で外勤業務の遂行に通常必要とされる時間を定めたときには、その協定時間労働したこととみなされます。労使協定で決めるかどうかは任意です。とは言え、通常所定労働時間を超えての勤務なのですから、実態を労使双方で確認して時間を取り決めることが望まれます。ここがトラブル回避のポイントです。 

なお、労使協定では、外勤に通常必要とされる時間のみを取り決めます。協定で決める時間が法定労働時間(8時間)を超える場合は、事業所の所轄労働基準監督署に届出をする必要があります(超えない場合は作成だけして、届出の義務はありません)。漏れないように手配しておきましょう。

「通常必要とされる時間」ってどういう意味?

外勤業務を、通常必要とされる時間とした場合のカウント方法を押さえましょう

外勤業務を、通常必要とされる時間とした場合のカウント方法を押さえましょう

前記の例外1・2の「通常必要とされる時間」とは、通常、外勤業務を遂行するために客観的に必要とされる時間のことです。まさに自社での当該業務の実態を反映して取り決めることが必要です。次で具体的にみてみましょう。

1.労働時間の「全部」が外勤の場合
例えば労働時間の「全部」が外勤業務の場合で客観的に必要とされる時間が9時間であれば、9時間が通常必要とされる時間です。

2.労働時間の「一部」が外勤業務の場合
これは内勤と外勤が混在することですね。外勤の「通常必要とされる時間」と内勤の時間を加えた時間が、所定労働時間(前記の例では7時間30分)を超える場合は両者を足した時間の労働となります。もちろん内勤時間の時間管理はしっかりしておきます。

(例)所定労働時間が7時間30分の場合 次の2パターンで理解ください

(1)通常必要とされる外勤時間6時間
内勤時間3時間の場合
1日の労働時間=9時間=6時間+3時間
(所定労働時間を1時間30分超過した総労働時間です)。

(2)通常必要とされる外勤時間4時間
内勤時間3時間の場合
1日の労働時間=7時間30分(所定労働時間とみなされます)

上記(2)の場合は、合計時間(7時間=4時間+3時間)が所定労働時間7時間30分以内ですから、外勤時間は内勤時間と合わせて所定労働時間労働したものとみなされます。労働時間は7時間30分となります。

次のページでは、事業場外みなし労働に当たらない業務を解説しています。