残ったいくつかの課題

終了後の懇親会には一般参加者も多数参加していただいた

終了後の懇親会には一般参加者も多数参加していただいた

参加者にもスタッフにも好評だった催しでしたが、当初の目標を達成できない部分もありましたし、実際にやってみると、ああすれば良かったこうすれば良かったということが多々ありました。そんな反省点を点検してみたいと思います。

参加者数は少なくて良かった!?

当初の目標の約半数という参加者でしたが、終わってみると数が少なくて良かったというのが正直なところです。当初は15~20人ごとに一人のガイドが付く予定でしたが、参加者数が減ったために各グループごとにガイドを2人体制にしました。おかげで参加者全体に目が届きました。
フィニッシュ後に用意した銭湯入浴も、時差フィニッシュによって混雑が少なくなるように計算をしていましたが、もし参加数が倍になっていたらかなりの混雑が生じたと思われました。

延期、中止時はどうする!

大会は、実は予定していた10月10日ではなく、予備日としていた翌11日に実施しました。これは台風の接近による影響を危惧して延期したためです。
一般の大会でしたら当然実施というレベルと思われましたが、風雨の中を立ち止まり立ち止まりスロージョグしても楽しくなかろう、という判断で好天が確約されていた翌日に延期しました。
参加者への連絡はスムーズにできましたが、もしもっと規模が大きい場合だったらどうなるのか。延期によって都合が悪くなるスタッフもいることでしょう。
延期(あるいは中止)の場合についての広報、対策はしっかりとたてておく必要があります。

PRは不充分だった

メディアによるPRについては、事前には新聞の県版に掲載され、当日は地元テレビ局の取材が入り、後日には商工会議所の会報に紹介されました。しかし、広くPRするという点からみると不充分でした。実施日まで3ヶ月はほしいところです。
本大会の事前PRという目的から考えると、本大会の要項発表のすぐ後でかつ3~6ヶ月前にはPR活動を開始したいところでした。
地元へのPR効果と言うことからいうと、コース沿道の商店にポスター掲示を依頼し、地元PRをはかるとよかったでしょう。
参加者募集という面から考えると、現在応募方法として本流になっているエントリーサイトを活用しない手はありません。これは次ぎに述べる集金手段とも関係しています。

参加料の集金手段が大事

今回の参加料は、記念品代、入浴料を含めて1000円としました。参加料の納付は当日受付時としましたが、キャンセルについてのルールがあいまいでした。口頭申し込みで当日キャンセルという人もいました。参加者のキャンセルを減らすため、及び大会経費の安定的な確保のためには事前集金が必須だと思います。人気があって募集期間が長ければ入金をもって正式受付、とするのが至当でしょう。

入金受付法でもっとも簡単なのは郵便振替口座を開設してそこに振り込んでもらうのが良いと思います。開設方法は簡単です。印鑑と印鑑証明と自動車免許証などの本人確認書類を揃えて郵便局で手続きします。
郵便振込の有利な点は、振込料の安さです。ATM機を使用して自分でやると80円(3万円未満)でできます。そのかわり、受払通知票が届くまで営業日ベースで中1日かかること、入金のお知らせに1通120円かかります。

エントリーWEBサイトは便利

さらにおすすめしたいのが、いまや数多くのランナーがお世話になっている「スポーツエントリー」「RUNTES」のWEBサイトのエントリーシステムです。
これに登録することによって、広く大会PRもできますし、集金もかわってやってくれます。手数料は必要ですが郵便受払通知費用は不必要ですから、やや高いというレベルでしょう。
スポーツエントリーの場合、最低料金は[ランニングマガジンクリール提携/特別料金(ランニング・ロードレースのみ)]で、1エントリー100円(税別)。
RUNTESの場合、最低料金は100円(税別)。ただし、手数料総額が5000円に満たない場合は、5000円です。
両システムとも、途中報告などの提供を受けるなどのサービスが増えるにつれて料金が高くなったり基本料金がついたりします。詳しくはそれぞれのシステム運営会社にお問い合わせ下さい。
手数料はかかりますが、PRもできて集金の手間も軽減されることを考え合わせるとこのシステムを利用しない手はないと思います。