プロジェクト・マネジメントの極意(2ページ目)

メンバーの性格や徴候を把握する

人を理解するのは至難の業。そこでメンバーが楽観的か悲観的な性格かだけはチェックしましょう。プログラムは目に見えるものではないので進捗管理が大変です。1週間に1回、プロジェクト・マネージャーはメンバーと個別面談しメンバーから進捗報告を受けます。楽観的な性格ならプログラムが10％ほどしかできていなくても「すぐ完成します」と答えますし、悲観的な性格なら90％完成していても「まだ、しばらくかかります」と報告してきます。

楽観的性格のメンバーなら「このプログラムなら、こういった機能が必要だが機能の作りこみは終わっていますか？」、悲観的性格のメンバーなら「終わっていない機能をあげてくれない？」と質問することで概算の進捗をつかみます。テスト時ならテスト計画表のどのテストが終わったのか提出させ見える化します。

長時間労働になりがちな職場ですので、メンバーの体調管理も重要。最近、心の骨折「うつ」も増えています。とくに黙々と仕事に取り組む真面目タイプに多いので、精神的に疲れている徴候が出ていないかチェックが必要。休業がでると会社に与える損失が1000万円という数字もありますし、中核メンバーならプロジェクトの進捗に甚大な影響を与えてしまいます。

プロジェクト内だけでなくプロジェクト・マネージャー同士が仲がよいことも大切。プロジェクト・マネージャーや管理職同士が仲がよく、お互いに切磋琢磨している姿を見せていると部下は安心し、プロジェクトによい影響を与えます。

プロジェクト・メンバー間の信頼関係を構築する

プロジェクトは様々なメンバーで構成されています。2～3名のプロジェクトなら自社のメンバーだけで構成される場合もありますが、それ以上の人数なら1社以上の外注先メンバーが参加しています。

多彩なメンバーで構成されていますので、プロジェクト開始にあたってはキックオフ・ミーティングを行います。初めて会うメンバーが多い中、これからプロジェクトで協働していく仲間作りをしなければなりません。そこでアイスブレイクを行います。

アイスブレイクで協働していく雰囲気作り

アイスブレイクとは各自が自己開示するために行う手法です。初対面の人に自分のことを自己開示することは、けっこう勇気が必要ですので意図的に自己開示の場を作り出します。

例えば、各自が単なる自己紹介をするのではなく、2人ペアとし、1人が自己紹介、もう1人が自己紹介を聞き、あとで皆に「この人はこんな人です」と他己紹介します。

また自分のユニークな経験などを一行程度で作ります。3つ本当の項目を用意し、1つだけウソを入れ皆に当てさせてから自己紹介（解答発表）するアイスブレイクもあります。

隣人の証言というアイスブレイクではグループ分けし、輪になって自分の両隣りと自己紹介。同じ人にならないように複数回、輪を作って両隣りと自己紹介していきます。最後に両隣の相手は誰か記憶をたどりながら最初の輪から再現していきます。

このようなアイスブレイクを行い、メンバー間の連帯感を熟成してからプロジェクトの目的や注意点などを伝えるとよいでしょう。最初によい雰囲気を作りあげていけば、プロジェクトが進むにつれ新しいメンバーが増えてもプロジェクトにすぐなじんでもらえます。

プロジェクトが進むにつれ行われるさまざまなミーティングでも、最初から議題に入らずアイスブレイクを行って、メンバーの頭や気持ちをほぐしてからミーティングを行えばより効果的でしょう。

プロジェクト・マネージャーはこのようなアイスブレイク・ネタを多く自分のものにし、人間関係を良好にしてプロジェクトを成功に結びつけていかなればなりません。