社内グループウェア活性化は進行役が必要

掲示板に掲載された情報をただ読むだけのROMになる
掲示板に掲載された情報をただ読むだけのROMになる
社内コミュニケーション活性化のためグループウェアを導入しても、なかなかうまくいきません。自発的な情報発信を促すことが難しいからです。掲示板に掲載された情報をほとんどの人はただ読むだけのROM(Read Only Member)になります。

掲示板に情報を書き込みをした社員の立場になって考えてみましょう。書き込みに反応がないと、モチベーションが下がってしまいます。今後、役立つ情報を書き込みする気にはなりません。

重要なのが事務局のファシリテーション能力。ファシリテーションとは「促進する」という意味を持つ言葉で、掲示板の発言を促進します。ノウハウの提供に誰も書き込みがなければ「貴重なノウハウ提供ありがとうございます。ウチの部門にも応用できそうな方はいらっしゃいませんか?」と別の参加者の発言を促します。良質な雰囲気が保て、参加者が安心して発言できるよう掲示板を維持します。

面識がない社員からもノウハウがもらえる

書き込みに対する反応を促すグループウェア「ホットナレッジ」
書き込みに対する反応を促すグループウェア「ホットナレッジ」
グループウェアを活用するには書き込みに対する反応が重要になります。北都システム株式会社より「ホットナレッジ」という、参加者の反応を促す面白い仕組みのグループウェアが発売されています。

「ナレッジセイバー」という機能があります。ナレッジセイバーとはノウハウを伝授する使命が与えられた社員のこと。グループウェアでは、質問に対してノウハウがあっても質問者をよく知らないと言った理由から回答されないことがあります。

ホットナレッジでは誰がどんな知識を持っているか「プロフィール検索」で検索可能。見つかった社員に質問を投げると、回答者はナレッジセイバーに指名されます。指名されたナレッジセイバーがログインすると、画面の目立つところに質問内容が表示されます。誰に質問をしていいのか分からない場合は、ホットナレッジによる「ナレッジセイバー」を自動指名が可能です。

社内運用で「ナレッジセイバー」は回答義務があるように設定すると、自分がふさわしくない場合は、よりノウハウを持っている社員を紹介できます。このため面識がなくてもノウハウを持っている人から一番ふさわしい回答を得ることができるのです。