本文の「段落スタイル」を1字下げにすれば、自動的に1字下げになる

日本語の文書では、本文段落の先頭を1字下げにすることがよくあります。段落先頭に全角の空白を入力したあと文章を入力してもよいのですが、一般的にこの方法はあまり推奨されていません(注)。なぜなら、あとで字下げをやめたり、1字下げを2字下げに変更したりするとき、すべての段落に対して空白の削除や差異化が必要になり、たいへん面倒だからです。

(注)Wordの初期設定では、段落先頭に空白を入力すると、自動的にインデントに置き換わるオートフォーマット機能が有効になっています。オートフォーマット機能については、"おせっかい機能"を無効にする(2003/2007)を参照してください。


そこで利用されるのが「インデント」です。インデントを使えば、空白を入力することなく段落を字下げできます(インデントについてはインデントマーカーの使い方(2003/2007)を参照してください)。ただし、1つ1つの段落に対してインデントで字下げしたのでは、空白を使う方法とそれほど手間は変わりません。

そこで登場するのが「段落スタイル」です(段落スタイルについてはWordの段落のスタイルで見出しを設定しようを参照してください)。「段落スタイル」は、段落全体の配置や行間隔、禁則文字などのスタイルをまとめたものです。そして、この段落スタイルで設定できる項目の中に「インデント」があるのです。したがって、本文用の段落スタイルのインデントを1字下げに変更すれば、すべての本文段落が自動的に1字下げになります。

一カ所を変更すれば、すべての本文段落に反映されるのですから、こんなに楽なことはありません。以下では、Word 2003とWord 2007のそれぞれついて、具体的な設定方法を紹介しましょう。

段落スタイルを使って本文の段落を1字下げにする(Word 2003)