「スタイル」を使っているかどうかで、ワードの目次の作り方は変わる

日頃、ワードで文書を作るとき、「スタイル」を使ってタイトルや見出しを設定しているでしょうか? スタイルというのは、[ホーム]タブにある「標準」「見出し1」「見出し2」などのことです。

▼[ホーム]タブにある「標準」「見出し1」「見出し2」などを使って文書を作成していれば、スタイルを使っていることになります。
[ホーム]タブにある「標準」「見出し1」「見出し2」を使って文書を作成していれば、スタイルを使っていることになる

 


 
なぜ、こんなことを確認するかというと、ワードのスタイルを使っているかどうかで目次の作り方が異なるからです。「使っているよ!」という方は、引き続き、記事を読み進めてください。すぐに目次が作成できると思います。

もしも「スタイルは使ってない」もしくは「スタイルって何? よくわからない」という方で、手っ取り早く目次を作りたい方は、「目次の作成方法2~文書にスタイルを使っていない場合」から読めば大丈夫です。

ただし、「スタイル」を理解すると目次作成はとても簡単になりますので、興味があればこのまま読み進めていただくと、より理解が深まると思います。


目次の作成方法1~文書にスタイルを設定している場合

スタイルを使っている方には釈迦に説法だと思いますが、ちょっとだけ説明させてください。

「スタイル」は文書の構造を設定する機能です。個々の段落に対して「ここは表題」「ここは見出し1」……といった段落の役割を指定して、文書全体の構造を決めます。いったん構造が決まったら、「見出し1」や「見出し2」などの書式(フォントやサイズなど)を一括変更することで、文書全体のデザインを簡単に切り替えられます。段落ごとに書式設定する必要がないので、文書作成を圧倒的に効率化できます。

そして、スタイルで文書構造を決めておくと、「目次」もほぼ自動で作れます。目次は、見出しの文字を抜き出して、そのページ番号を記したものです。スタイルを設定した文書では、すでに「見出し1」「見出し2」などの段落は確定していますから、その段落を抜き出して、ページ番号を付加すればいいからです。ワードの目次機能は、それを自動的に実行する機能です。手順は次のようになります。

▼目次を挿入したい位置にカーソルを置きます。ここでは、表題(タイトル)とリード文の下に置きました。
目次を挿入したい位置にカーソルを置きます。ここでは、表題(タイトル)とリード文の下に置きました

 



 
▼[参考資料]タブの[目次]をクリックし、[自動作成の目次2]を選択します。
[参考資料]タブの[目次]をクリックし、[自動作成の目次2]を選択します

 



 
▼目次が作成されました。
目次が作成されました

 



 
以上で作業完了です。文書にスタイルを設定してあれば、たったこれだけで目次が作れるのです。

なお、作った目次にはタイトル(表題)も含まれていますので、不要なら手動で削除してもかまいません。目次内の文字を編集するときは、目次全体が専用の枠で囲まれますが、中の文字は通常の文字と同じように編集できます。

▼目次内の削除したい範囲を選択します。なお、目次の中にカーソルを置くと、目次全体が専用の枠で囲まれて全体が薄いグレーで表示されます。
目次内の削除したい範囲を選択します。なお、目次の中にカーソルを置くと、目次全体が専用の枠で囲まれて全体が薄いグレーで表示されます

 



 
▼目次内のタイトルが削除されました。目次の外をクリックすると、枠が消えてこのように表示されます。同じページにタイトルがあるので、こちらの方が自然ですね。このように、目次は作ったあとで自由に編集できます。また、目次全体を選択して[Delete]キーを押せば、目次そのものを削除することもできます。
タイトルが削除されました。目次の外をクリックすると、枠が消えてこのように表示されます。同じページにタイトルがあるので、こちらの方が自然ですね。このように、目次は作ったあとで自由に編集できます

 



 

目次を更新する

前述の方法で目次を作ると、見出しの文章が変わったりページ番号が変更になったりしても、「目次の更新」で自動的に対応できます。たとえば、サンプル文書の本文最初の見出しを次のように変更したとします。

Word、Excel、PowerPointは何が違う?

ワード、エクセル、パワーポイントは何が違う?

さらに、目次の直後で改ページして、本文を2ページから開始することにしたとします。次は、実際にそのように編集した状態です。

▼本文の最初の見出しを修正し、その直前で改ページしました。本文と目次が、文章もページ番号も食い違っています。
本文の最初の見出しを修正し、その直前で改ページしました

 



 
この状態だと、目次は古いままです。見出しの文章は変更前の状態ですし、ページ番号も1ではなく2にしなければなりません。この程度なら手動で変更してもよいのですが、修正箇所が多いと、手動変更は間違いのもとです。そこで使うのが「目次の更新」です。操作はとても簡単です。

▼目次内にカーソルを置いて、専用の枠が表示されたら、[目次の更新]をクリックします。
目次内にカーソルを置いて、専用の枠が表示されたら、[目次の更新]をクリックします

 



 
▼更新の方法を指定します。ここでは[目次をすべて更新する]を指定して[OK]をクリックします。なお、ページ番号だけでよいなら、[ページ番号だけを更新する]を指定してください。
更新の方法を指定します。ここでは[目次すべてを更新する]を指定して[OK]をクリックします。なお、ページ番号だけてよいなら、[ページ番号だけを更新する]を指定してください

 



 
▼目次が更新されて最新の状態になりました。ただし、目次全体を更新したので、またタイトルが現れました。ここでは削除しておきましょう。
目次が更新されて最新の状態になりました。ただし、目次全体を更新したので、またタイトルが現れました。ここでは削除しておきましょう

 



 
▼タイトルの項目を削除して、最新の目次が作成されました。見出しの文章もページ番号も最新になっています。
タイトルの項目を削除しましたむ。これで、最新の目次の完成です。

 



 
いかがでしょうか? 文書にスタイルが設定されていれば、目次の作成も更新も、ほとんど自動でできることがわかったと思います。もちろん、作った目次には、あとからフォントや書式も自由に設定できます。

では、次はスタイルを使っていない文書で目次を作る方法を説明します。この方法を使うと、「スタイル」という概念がわかっていなくても、目次を作成できます。


目次の作成方法2~文書にスタイルを使っていない場合

「スタイル」を使わないでワード文書を作っている場合は、目次を作るとき、目次にする見出しに対して、レベル1~3の3段階のレベルを手動で設定します。これは、次のように考えて問題ありません。
  • 大見出し……レベル1
  • 中見出し……レベル2
  • 小見出し……レベル3
つまり、最も上位の大見出しには「レベル1」、2番目の中見出しには「レベル2」、その下の小見出しには「レベル3」を設定します。設定方法は次のとおりです。

▼大見出しの段落中にカーソルを置いたら、[参考資料]タブの[目次]グループで[テキストの追加]をクリックし、メニューから[レベル1]を選択します。
大見出しの段落中にカーソルを置いたら、[参考資料]タブの[目次]グループで、[テキストの追加]をクリックし、メニューから[レベル1]を選択します

 



 
▼以下、同様にして大見出しには「レベル1」、中見出しは「レベル2」、小見出しには「レベル3」を設定してください。なお、大見出ししかなければ「レベル1」だけでかまいませんし、大見出しと中見出しだけなら「レベル1」と「レベル2」だけでかまいません。
以下、同様にして大見出しには「レベル1」、中見出しは「レベル2」、小見出しには「レベル1」を設定してください。大見出ししかなければ「レベル1」だけでかまいませんし、大見出しと中見出しだけなら「レベル1」と「レベル2」だけでかまいません

 



 
以上の方法で、すべての見出しにレベルを設定したら、目次は簡単に作成できます。手順は次のとおりです。

▼目次を挿入したい位置にカーソルを置きます。ここでは、表題(タイトル)とリード文の下に置きました。
目次を挿入したい位置にカーソルを置きます。ここでは、表題(タイトル)とリード文の下に置きました

 



 

▼[参考資料]タブの[目次]をクリックし、[自動作成の目次2]を選択します。
[参考資料]タブの[目次]をクリックし、[自動作成の目次2]を選択します

 



 
▼目次が作成されました。
目次が作成されました

 



 
なお、レベル1~3を設定した見出しの文章が変更になったり、ページ数が変化したりした場合は、目次内にカーソルを置いて左上に表示される[目次の更新]をクリックし、表示されたダイアログボックスで更新方法を指定して[OK]をクリックしてください。これで、目次が更新されて最新状態になります。

なお、更新方法としては、見出しの文章とページ番号の両方を更新する[目次をすべて更新する]、ページ番号だけを更新する[ページ番号だけ更新する]を選択できます。

▼目次を更新するには[目次の更新]をクリックします。
目次を更新するには[目次の更新]をクリックします

 



 
▼更新の方法を指定して[OK]をクリックします。これで目次が更新されて、最新の状態になります。なお、目次全体を選択して[Delete]キーを押せば、目次そのものを削除することもできます。
更新の方法を指定して[OK]をクリックします。これで目次が更新されて、最新の状態になります

 



 

ワードで目次を作るなら、やっぱり「スタイル」を使った方が楽

今回は、ワードで目次を作成する方法として、
  1. 文書にスタイルを使っている場合
  2. 文書にスタイルを使っていない場合
の2つの方法を説明しました。ただし、2つの方法は、無関係ではありません。じつは、スタイルの「見出し1」を設定すると「レベル1」、「見出し2」を設定すると「レベル2」、「見出し3」を設定すると「レベル3」が自動的に設定されるのです。

つまり、2つの方法は、基本的には同じです。スタイルを設定すると自動的にレベル1~3も設定されるので、より簡単に目次を作れるにすぎません。

裏側の仕組みがわかったら、「スタイル」を使った方が楽だということがわかると思います。特に長い文書になればなるほど「スタイル」を使った方が楽なので、もしも「スタイル」を使っていない方がいたら、活用することをおすすめします。



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