担当者「セミナーの集客がわるいんです。」
セミナーの集客で相談
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プロジェクト・リーダー「わるいってどれぐらい?」

担当者「昨日時点でまだ20名ほどの申込です。」

プロジェクト・リーダー「20名だって!セミナーは100名の部屋をセッティングしたんだぞ。開催まであと2週間しかないし、なんでもう少し早く言ってくれなかったんだ。」

担当者「すいません。」

問題を早期発見するには

セミナー開催に限らず、色々なプロジェクトでよく発生する事例です。担当者の報告が遅れ、次の手を打つ時間的余裕がなくなることがよくあります。

人間誰しもいやな報告はしたくないものです。明日になると大口の申込がきて何とかなるのではと甘い期待もあり、ずるずると報告が延びてしまいます。

報告を延ばしているうちに抜き差しならないところまで事態が進んでしまい、さらに報告しにくくなります。

事例の場合、プロジェクト・リーダーが担当者に申込数がどこまで到達しているか定期的に尋ねることで問題が回避できます。
スケジュール表にKPIを入れる
スケジュールにKPIを入れる。


 
しかしプロジェクトリーダーが講師折衝など他の仕事で忙しいとどうしても尋ねるのを忘れてしまいます。

そこでスケジュール表にセミナー申込者数を確認する項目をいれ週に1回確認すると明示します。

さらに人数を書き込むようにすれば、表を見るごとにプロジェクトリーダーも担当者も申込者数を意識することになります。

重要業績評価指標(KPI)を定める

この申込者数がKPIとなります。

KPIとはKey Performance Indicatorの略で重要業績評価指標と呼ばれています。 Performanceは業績という意味で、業績を評価する色々な指標がありますが、その中でもキーとなる指標という意味です。つまりこれをおさえておかなければならないという指標です。

KPIは事業がどの程度実行されているかを定量的に計測するために使います。ですので測れるものでなければなりません。

事例ではセミナー開催で一定の集客が求められており、申込者が少なければ集客のための宣伝を見直すなどアクションが必要となります。

アクションのきっかけとなるのは申込者数ですので申込者数を定期的にモニタリングする必要があります。つまり申込者数がKPIとなります。

スケジュール表にKPIを入れる
スケジュールにKPIと目標値を入れる。


 
事例のようにエクセルの表でスケジュール管理するのであればマイルストーンでの目標数を決めておきます。

目標者数と申込者数をチャックし目標者数を下回っていれば「条件付書式」を使って赤く表示することで注意をうながすことができます。

では中小企業ではこのKPIをどう使いこなせばよいのでしょうか