訃報メールの書き方……社内社員の親族が亡くなった場合

社員の家族の訃報を受けたら……

社員の家族の訃報を受けた場合、担当者が早急に行わなければいけない手続きには、以下のものがあります。
   

社内訃報メールの作成…社員家族の訃報を知らせる

社員あてに訃報を知らせる社内文書を作ります。今はメールの一斉連絡としている企業も多いでしょう。

NO．総務-10月-001　20XX年10月5日
社員各位

総務部
平井実穂子

訃　報

営業部　顧客課　アバウト健二様の祖母　アバウト花子様（78歳）が、心不全のため10月3日、逝去されました。通夜、葬儀は、下記によって執り行われますので、謹んでお知らせいたします。

記
1．通夜　10月6日　18時より

場所 　○×会館
〒10*-****　東京都○×区×△1-1-1
03-1234-456*

2．告別式　10月7日　11時より
場所 　同上

3．喪主アバウト太郎様（長男）

■宛名
文例では「各部・課　御中」となっていることが多いですが、社員全員に伝える文書なら、「社員各位」がいいでしょう。「各位（かくい）」の意味は、二人以上の人を対象にして、それぞれの人に敬意を表す語 （大辞林国語辞典より）です。

■住所には郵便番号と電話番号を
郵便番号と電話番号は調べて入れておきましょう。弔電を送る時や地図を調べたりする時に便利です。 ■弔電は誰宛に出せばよいか
弔電は、喪主宛に出すのが原則です。喪主の名前は忘れず聞いておきましょう。社員が喪主でない場合は、喪主と亡くなられた方の続柄を聞いておいた方が良いです。これがわからないと、電文に「ご尊父様の~」等、喪主と故人の続柄を入れることができません。続柄がわからない場合は、続柄の入ってない文例を使いましょう。

また、亡くなった方が社員と同居していない祖父母の場合など、社員に聞いてもすぐには喪主がわからないこともあります。その場合は「故○○○○様　ご遺族様」宛にします。

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■弔電の文例
社員の家族とは面識のない場合は大半でしょうから、下記のようなシンプルなものを選びます。

ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申しあげますと共に、心からご冥福をお祈りいたします。

■弔電の台紙や供花の予算は？
弔電の台紙は、押し花や刺繍などがありますが、金額に応じてデザインが違います。社内規定で金額が決められていれば良いですが、そうでなければ過去の事例を調べましょう。

供花は、告別式が行われる地域や場所で違いがありますので、規定がある場合も「一律○円」ではなく、幅を持たせていることが多いようです。こちらも、過去の事例や、葬儀が行われる斎場で手配できる供花の金額など調べて決めましょう。いずれも会社の経費支出となります。経費処理や領収書等、決められた手続きも忘れずに。

■供花はどこに頼めばいい？
供花を全国に届けてくれるサービスもありますし、花屋さんでも手配してもらえますが、無難なのは葬儀社にお願いすることです。専門の斎場で行われる場合はそこに問い合わせれば良いですし、自宅で行われる場合も、葬儀社が入っていることが多いので、連絡先を聞いてみましょう。そこを通じて頼めば、場所や時間を改めて指示することもないため確実です。
 

参列者のために地図を用意、不祝儀の一式を用意する

■地図を用意する
通夜や告別式に参列する方がいる時のために、葬儀や通夜が行われる場所の地図や交通機関を調べておきましょう。最近は、「○×会館」等の斎場で行われることも多くなりました。サイトを探してアクセス情報のページのURLを控えておきましょう。ホームページが見つからない時便利なのが、iタウンページ。電話番号だけでなく、住所と郵便番号地図も調べることができます。

■不祝儀一式を用意する
葬儀に出席する場合は、喪服を準備します。念珠、喪章、黒ネクタイがセットされたものがオフィス通販で売っています。役職者や総務担当者は葬儀に出る機会も多くなりますので、いざという時のために用意しておくと安心でしょう。セットしてあるからと間違えやすいのが「喪章」。これは遺族の方やお手伝いする場合に付けるもので、喪服の代用として普通のスーツに付けるものではありません。

  会社に慶弔金規定があるかどうか、またその内容については、普段から調べて把握しておきましょう。特に、社員との続柄がどこまでが対象となるのか、また、正社員のみなのか契約社員やパート、アルバイトも対象となるのかが重要です。規定の慶弔金を香典として参列者に預ける場合と、後日、慶弔金申請等を提出してもらって支給する場合がありますが、前者の場合は急ぎ不祝儀袋を用意しましょう。

表書は宗派によって違います。宗派がわからない時は「御霊前」と書くことが一般的とされていますが、事前に分かれば宗派に応じたものを用意しましょう。若い社員の場合は、本人に聞いてもわからないことがあります。専門の斎場で行われる場合は、そこに宗派を問い合わせても良いでしょう。

いざという時に限って不祝儀袋を切らしてしまった、ということがあります。ストックしておく枚数を決め、在庫を確認して補充するクセをつけましょう。また、会社からの慶弔金とは別に、「共済会」「社員会」などがあれば、そちらからも慶弔金が出ることがあります。こちらも普段から有無を調べておきましょう。

■香典の経理処理
香典は「福利厚生費」で処理することが多いです。この場合消費税は非課税になります。通常、香典の領収書はもらえませんので、社内で決められた書類を使って出金手続しましょう。ご会葬お礼のハガキを貰っていれば、添付しておけば確実です。