お願い美人、指示受け美人(2ページ目)

メモを取るなどして、正確に指示を聞く

「メモを取り、復唱する」。今更と思うかもしれませんが、指示を受ける時の基本です。

指示の内容は、聞き漏らさないようにメモを取りましょう。会話の切れ目で、タイミングよく「はい」と返事をし、「聞いています」という合図をします。相槌を打たないでいると「聞いてる？」「わかってる？」と相手をイラだたせてしまいます。

質問がある場合は、会話をさえぎらず、相手の指示が終わってから聞きます。また、指示の内容を「つまりこういうことですね」、「要するに」などと、相手の話が要を得なかったなどの印象を与える一言は付け足しません。もし、疑問に思うこと、質問があれば「～ということでよろしいですか」「～という理解でよろしいでしょうか」と必ず確認します。

無理な時は、ちゃんと伝える

時間的に不安がある場合は、「予定を確認してから、お返事させていただいてもよろしいでしょうか」と聞くのも一案。

時間的、またはスキル的に引き受けられないと感じたら、「できません」と即座に断るのではなく、「何時までなら（何時から）お手伝いできると思います」や「どこまでの作業なら、ご協力できると思います」など、妥協案を添えるようにします。ただ、「出来ません」では、コミュニケーションスキルとしても問題あり。さらに、仕事ができない人というレッテルが貼られてしまいます。

また、できないのに、「がんばります」などと根性論で引き受けるのも無責任。逆に相手に迷惑をかけてしまうことになりかねません。

一番大事なのは、日頃の良好な人間関係

仕事をしていれば、日常的に何かを頼んだり、頼まれたりというシチュエーションが発生します。今日は、自分が頼みごとを誰かにしたなら、明日は、誰かから何かを依頼されるかもしれません。

「いつもお世話になっている○○さんの頼みでは、嫌とは言えないなあ」というような会話を時々、耳にしますが、これは日頃のコミュニケーションの賜物。いつも、誰かのお願いを気持ち良く引き受けているあなたなら、あなたのお願いにも周囲の人は、きっと快く受けてくれるでしょう。やはり日頃の良好な人間関係が物を言うのですね。

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