資料や画像を添付ファイルで送りたい。注意点は？
■ウイルス感染に注意添付ファイルにはウイルスが入り込む危険性があります。添付ファイルを送る場合には文頭でその旨を明記します。
■ファイルの大きさに注意
大きなファイルを送ると受信に時間を要してしまうなど受信者に迷惑をかけてしまいます。ブロードバンドの普及により、少し前に比べるとさほどサイズを気にする必要性は無くなったとはいえ、すべてがこの限りではありません。１MBを超える場合にはあらかじめその旨を確認し、サイズを圧縮ソフトで小さくしてから送信するのがマナーです。
■添付ファイルの種類に注意
受信者のパソコンに添付ファイルのソフトがインストールされていない場合には、添付ファイルを開くことができません。先方に予め確認しましょう。
■添付ファイルの名前に注意
添付ファイルの名前にも気を配りましょう。【株式会社○○様企画書】など敬称を付けるなど配慮しましょう。
好感度アップのメールを送るコツは？
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| 事務的・冷たい・無機質な印象を与えてしまうビジネスメール。受信者はあなたからのメールにどんな印象を持つでしょうか？ |
■挨拶やお礼の言葉は入っている？
メール本文に挨拶やお礼の言葉は入っていますか？ メールは手紙同様、顔が見えない言葉だけのやり取りです。手紙では手書きの温かみが伝わってきますが、メールは【無機質】な印象を与えてしまいます。
基本的にビジネスメールでは感情を表現するチャンスはあまりありませんから、「挨拶」や「お礼」は気持ちを表すことのできる数少ないチャンスであると捉えて下さい。メールは便利な反面、誤解を生みやすいことも否めません。常に相手への伝わり方を考えることが重要です。
■社会人として当たり前の丁寧語
当たり前のことですが、好感度アップの近道は丁寧な言葉遣いを心掛けることです。社会人としてふさわしい言葉遣いをしましょう。同じ意味でも丁寧な言葉に言い換えるだけで、好印象を与えられます。きちんと使いこなすと信用度もUPします。
最近、ガイドが受信したメールの中で気になった言い回しをご紹介します。
例：今日（きょう）はお忙しい中、ありがとうございました。
⇒ 本日はお忙しい中ありがとうございました。
例：おとといご説明した…
⇒ 一昨日ご説明した…
例：「マジで…」、「チョー……」、「わたし的には…」「マジっすか！？」のような、俗に言う【若者言葉】にも気をつけましょう。
はじめての人にメールで挨拶もアリ？
ビジネスでは、面識のない方にもメールを送ることは多々あるかと思います。いきなり用件のみ書かれたメールを送りつけて…というのは失礼なお話。そこは、面識のある方へのメール以上の配慮が必要になってきます。
■面識のない方に送信する場合の３つの注意点
- 簡単な自己紹介
- 挨拶
- メールを送る理由
少なくともこれら３点が含まれているかチェックしてみましょう。
逆の立場になって考えてみると、これら３点が省かれて用件のみ書かれたメールを受け取ると、良い気持ちはしないでしょう。特に面識もなく初めてメールを送る際には慎重を期しましょう。
次は一番失敗の多い「誤送信」についてです。
