ケアレスミスが大問題に発展！
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| 誤送信はケアレスミスです。送信ボタンを押す前に深呼吸して、一つづつチェックしていくしか方法はないようです。最近ではメール誤送信対策ツールもあるようですが、リスクを完全に回避するためには人とソフトとのダブルチェックをしましょう |
誤送信により送信先にご迷惑をかけるだけではなく、会社に多大な損害を与えてしまい退職に追い込まれたというケースもあります。企業にとっては個人情報の流出はお客様やお取引先企業に迷惑をかけるだけではなく、ニュースにもなり企業の利益を損なう大問題です。「誤送信」は「ついうっかり」送ってしまう「ケアレスミス」が原因です。送信前には慎重を期して何度も確認を徹底すべきです。
誤送信はどんなもの？
メール誤送信とは、実際にどのようなものをさすのでしょうか？
- 宛先入力ミス
- ファイルの添付忘れ
- ファイルの添付ミス
- ファイルの暗号化忘れ
- メール本文中の宛先ミス
- メール本文中の宛名敬称忘れ
- メール本文 書き間違い
- メール本文 書きかけのまま送信
- BCCに設定すべきをCCに設定してしまう
これらの誤送信の中で大きな問題に発展しやすいのが、情報漏洩に関わる「宛先ミス」「ファイルの添付ミス」「Bccに設定すべきアドレスを間違えてCCに設定」です。
また、 「添付ファイルの暗号化忘れ」は、盗み見される可能性があるだけではなく、ファイル添付メールの宛先を間違えて送信してしまうと、情報漏洩につながります。注意が必要です。
CCとBCCの使い分けができず誤送信
CCとBCCの使い分けが出来ていない人も多くいるようです。今一度、前述のCCとBCCの使い分けを読んで下さい。個人情報の流出には、誰もが神経質になっています。コンプライアンスやリスクマネジメントの重要性を今一度理解し、十分注意したいものですね。
万が一、送信してしまった場合の対処法は？
誤送信を未然に防ぐことができれば苦労はしません。しかしメール送信は人が手作業で行うこと。ヒューマンエラーは起こりうるものであるという認識を常に持った上で細心の注意が必要です。
万が一、送ってしまった場合には速やかに、メールでの謝罪・削除依頼をしましょう。その後、お詫びの電話をすることも忘れずに。そのことが原因でより深刻なケースに発展することもあります。訪問して謝罪することが必要になってくる場合もあります。
迅速で誠実、真摯な対応が必要不可欠です
メールは便利で手軽なビジネスツールです。
「相手の時間を拘束しない」←→「いつ読んでいるかわからない」
「すぐに送り届けることができる」←→「一旦送ってしまったら取り返しがつかない」
など、一長一短を持つメールの特性を理解した上で、上手に活用していきたいものです。
文字だけのやり取りゆえに、本当に気持ちが伝わりづらかったり、「冷たい印象」も与えがちです。誤解が生まれやすいのも事実。一言一言慎重になるべきです。それだからこそ、マナーを知って「細やかな気配り」が重要になるわけですね。
