ビジネスにメールは欠かせません。毎日多くのメールの送受信を繰り返しているにもかかわらず、「正しいメールマナーは?」と聞かれると少し自信がなくなるのではないでしょうか。

当たり前のことが当たり前に出来なければ社会人として評価が下がることにもなりかねません。スピーディーで便利なツールを上手く使いこなし、仕事を効率良く進めていきたいものです。ビジネスで失敗しないメールのコツをご紹介いたします。

ビジネスメール作成のコツ

「メールを笑うものはメールで泣く。」メールを読むとその人の仕事力がわかる…と言われます。奥が深いビジネスメール。ベテランがパーフェクトとは限りません。まずは基本から押えましょう
受信者が読みやすいように、【簡潔明瞭】であることが基本です。それでは具体的に確認してまいりましょう。

メールの出だし(挨拶)
最初に誰宛かを明記し、差出人の所属、氏名を書きます。書き出しは「いつもお世話になっております。」で書き始めます。ビジネスメールで時候の挨拶は不要です。拝啓、敬具なども必要ありません。

改行の位置
読みやすさが重要なので、一行に30文字以内で改行を行います。一文ごとに改行するのでもOKです。3~4行ごとに空白行を入れて体裁を整えます。何度もスクロールする手間を省くためにも文章は短く簡潔を心掛けます。

署名
署名欄にさりげなくアピールしたい商品やURLなどを入れておくのもよいでしょう。
署名は社内用と社外との2種類使い分けると便利です。

社内:部署名、名前、内線電話など、社内ルールがあればそれに従う。

社外:会社の所在地、所属部署、名前、電話番号、FAX、メールアドレス、URLなど。

BCCとCCについて
何でもCCで送る人がいますが、BCCと使い分けをしましょう。
BCC:『Blind Carbon Copy』 の略。BCCで送るとアドレスは非表示となるので、受信者が誰かわかりません。同じメールを相手同士が知らない複数受信者に送るときに便利です。

CC:『Carbon Copy』 の略。情報を共有するときに利用します。CCで送られてきたものは基本的に返答する必要はありません。またCCにアドレスが表示されることで、誰がこの情報を共有しているのか認識することができます。個人情報を公開することにもなるので細心の注意が必要です。

次は、添付ファイル送信の際の注意点についてです。