IT関連の資格と聞くと技術的なイメージがありますが、情報処理技術者試験の初級シスアドなどでは、コンピュータの知識の他に会社の業務に関係する問題も出題されます。また、実際に会社で情報システムを利用する場合も、基本的な業務知識がないとうまく活用できません。そこで、このシリーズでは販売や生産など、IT関連資格を取るために必要な業務知識についてご紹介します。第2回目は販売管理の中でも重要な業務である「受注受付業務」です。

受注受付業務とは?

商品を販売する販売業でも、ものを作る製造業でも必ず得意先からの注文を受けて商品を発送したり、製品を作ったりします。この得意先からの注文を受けるというのが「受注受付業務」です。工作機械など得意先の仕様にあわせた製品を作る場合、注文は月に数件ですが、全国的に商品を販売している会社なら1日に数百件の注文がくることもあります。
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受注受付業務から会社の仕事が始まる

1日に受ける注文の数は、販売している商品や得意先の数により違いますが、多くの会社ではこの注文受付業務が重要な仕事の1つです(例えば、注文内容を間違えば得意先に迷惑をかけます)。また、1日に100件以上の注文が来る場合、いかに正確にかつ効率よく注文を受け付けるかがポイントになってきます。一般的に受注の受付には次の3つがあります。

■原始的な受付方法
得意先から電話、FAXで来た注文を「受注台帳」という紙媒体に記録し出荷指示や製造指示を出す方法です。小さな会社の場合、このような方法をとるケースが多くあります。注文の数が増えると管理する(どの注文が既に出荷されたかなど)のが大変になります。

■コンピュータを利用するケース
得意先からの注文は、電話やFAXで受付ますが受け付けた注文情報は、自社の販売管理システムに入力して管理します。「受注台帳」という紙媒体の変わりにコンピュータを利用しますが、注文内容をコンピュータに入力する手間がかかるため入力業務の効率と正確化が必要になります。

■EDI等を利用するケース
得意先からの注文を、電話やFAXでなく電子データで受け付けるケースです。受け付けた注文情報は電子データですので、人間がコンピュータに入力しなくても自動的に入力されます。電子データを受け取る方法には、EDI(インターネットなどを活用した情報受発注システム)や、OCR(FAXできた注文をコンピュータに読み込ませる方法)などがあります。
電子データで受け付ける件数が多いと、受注受付業務の精度と効率が向上します。

現在、EDIを利用するケースが増えています。次のページでは、EDIの種類について説明します。