ビジネスメールの適切な返信タイミングに迷う…… ※画像：PIXTA
メールを返信するタイミングへの疑問
【今回の疑問】「返信をすぐに行うべきか、ある程度の時間を置いて返信するべきか、タイミングについて悩んでいます。急ぎでない場合でも、早すぎると焦ってしまう印象を与えるのではないかと気になります。適切なタイミングが難しいです」（30代男性／富山県）
基本的には24時間以内の返信が◎
【回答】メールを受け取ったら、基本的には24時間以内に返信しましょう。相手は返事を待っているので、迅速に対応するに越したことはありません。可能であれば、翌日に持ち越さず、当日中に返信すると喜ばれるでしょう。
また、受信したメールを読む際には、相手の送信時刻もチェックしてください。朝早い時刻や夜遅い時刻であれば、相手は急いでいるかもしれませんので、クイックレスポンスを心掛けてみてください。
もしも正式な回答ができない場合は、メールを受け取った旨を先に伝え、「ご依頼の件、〇〇日に改めて回答します」などと伝えておけば、相手は安心します。
一方、こちらが返信する時刻は、原則として就業時間です。企業の就業規則で定められた始業時刻から終業時刻までの間に送りましょう。夜中に送信すると、ブラック企業では？と疑われてしまうかもしれません。
メール返信を効率化する方法
メール返信を効率化する方法としては、自分の中で「1日5回、メールをチェックする」などルール化することをおすすめします。「出勤時、ランチ前、15時、17時、帰社前」など、あらかじめメールを見る時間を決めておきます。「メールを受信するたびに読んでは返す」を繰り返すと、時間がいくらあっても足りません。また、受信したメールに優先順位をつけ、重要度と緊急度の高いメールから返信していくと効率的です。
もしも返信するタイミングを逃してしまったときは
適切なタイミングに返信できなかった場合は、「返信が遅くなり申し訳ございません」と謝ってから本題に入りましょう。今後もやりとりする相手であれば、事前に研修や出張、長期休暇などで不在にする予定を伝えておくのも一案です。ちなみに、ある税理士事務所では、毎年確定申告の時期が近づくと、「〇月〇日～〇月○日は確定申告により業務多忙のため、メールの返信が遅くなります。何卒ご了承願います」と、顧客にあらかじめ連絡しています。場合によっては、このような対策も有効ではないでしょうか。
＜調査概要＞
ビジネスメールのマナーに関するアンケート
調査方法：インターネットアンケート
調査日：2025年5月12日
調査対象：全国20～60代の250人（男性：104人、女性：143人、その他：2人、回答しない：1人）
※回答者のコメントは原文ママ
