Zoomなどのオンライン会議のマナー・10のポイント！
オンライン会議で良い印象を与える10のポイントは？
今回はオンラインだからこそ、相手に良い印象を与えられるために気を付けたいポイントを、元客室乗務員で人財育成コンサルタントの美月 あきこが解説。【接続準備編】【画面編】【ミーティング中編】【身だしなみ編】に分けて10個ご紹介します。
＜目次＞
1.【接続準備編】雑音が入らない場所を選ぶ
カフェやコワーキングスペースで接続する方も多いかと思います。またホテルや空港のロビーやラウンジを使用する方もいらっしゃることでしょう。いずれの場合も、周囲の雑音が少ない場所を選ぶのが鉄則。個室やブースなどがあれば理想的です。これは、雑音の問題だけではなく、第3者が会議内容を耳にするなど情報漏洩の観点からも注意していただきたい大切なポイントです。自宅での接続であっても家族の誰かが同じ部屋でオンライン会議システムに接続し、2台以上のパソコンでマイクをONにするとハウリングを起こすケースが多いので注意しましょう。
2.【接続準備編】マイクはミュート（消音）にしておく
司会進行役、発言者以外の参加者は、自分が発言するとき以外は、マイクをミュートにしておくのがマナー。特に自宅などで会議や打ち合わせに参加している場合、子どもやペットの声、家事をする音などが他の参加者に聞こえるのは、気まずいのと同時に、耳ざわりでもあります。また、多くの場合「マイクはOFF、ビデオはON」にして参加することが基本的なルールです。自分が発言するときだけミュートをはずして発言します。このとき、発言が終わった後、ミュート状態に戻すのを忘れる人が多いので注意しましょう。例えばZoomの場合には、ミュートの設定のままでスペースキーを押している間だけミュートがはずれるという機能を利用するのも一案ですね。
3.【接続準備編】ビデオ機能はオンに
どうしても顔を出して参加できない場合を除いては、ビデオ機能はオンにして参加しますが基本的には主催者からの指示に従いましょう。ただし、休憩時に席を外す際は、オフにしましょう。休憩時間中に家族の姿が映り込むのを防ぐことができます。家族には、何時から何時まではオンラインで会議、打ち合わせがあるから「部屋に入ってこないで欲しい」「できるだけ静かにして欲しい」など事前に伝えておきましょう。
ときどき会議中であることを知らない家族が突如画面に乱入？するケースがあります。「微笑ましい」で済む場合もありますが、「見てはいけないものを見てしまった」と思わせてしまうこともあります。参加者に気を遣わせますので注意しましょう。
4.【接続準備編】自分の視線、相手からの見え方をチェック
会議や打ち合わせ、セミナーに参加する前に、自分の姿がどのように画面に映るのかをチェックしましょう。カメラの位置が下過ぎると、他の参加者はあなたの顔を見上げるような角度になってしまいます。ラップトップの場合は、下に本を積み重ねる、スマホの場合は三脚を使用するなど、自然な視線の高さになるよう調整しましょう。顔色をきれいに見せるためにライトを使うことも忘れずに。明るさをコントロールしてツヤ肌が良いかマット肌が良いか確認しておきましょう。5.【画面編】背景はシンプルなものに
片付いていない部屋でのオンライン会議も注意が必要です。マナーの観点でもそうですが、「だらしない人」という印象を持たれるのは確実です。部屋が片付いていない、リビングでつなげるしかない方は、バーチャル背景を利用しましょう。ただし、バーチャル背景も、ビジネスの内容であるにもかかわらずリゾート風の背景では、ビジネスの会議には不向きであるのは当然。適切なバーチャル背景を選びましょう。
また、リビングで接続するという方も多いと思いますが、背景で動きのあるものが映り込んでいると、どうしてもそちらに視線がいってしまいます。キッチンで奥さんが家事をしているという光景も生活感が出すぎてしまうので、気を付けましょう。
逆に背景に素敵な絵画が飾ってあったりすると印象アップ。見直されるなんてこともあります。取引先との会議では、自社の商品を見えるように美しくディスプレーしたり、告知ポスターを掲げたりして戦略的に背景を作っている方もいらっしゃいます。何かと気を遣うオンライン会議での背景ですが、見せ方によっては効果的に利用することもできます。
適切な背景がないという方は、ホワイトボードやシンプルなカーテンなどを利用しましょう。
長時間にわたる場合は、途中で休憩が入る場合があります。席を離れるときは、「マイクもミュートに画面もOFF」になっていることを確認しましょう。休憩時間の「疲れた」などの独り言や家族との会話、時にはトイレを流す音などが聞こえる場合もあります。ミーティングの途中で来客やトイレなど中座する場合も同様です。
6.【ミーティング中編】意思表示をする
発言者から声は聞こえているか、ドキュメントがきちんと共有されているかなど、「大丈夫ですか？」と聞かれたら、うなずいたり、手で丸やバツを作ったりするなど、OKかNGかの意思表示をしましょう。ただし、マイクをミュートにしていない状態で声を出して相槌を打つと、その度に発言者の声が遮られますので、あくまでも声は出さずうなずいたり、顔の表情、ハンドサインに代えたりしましょう。また、自分が思っているよりも参加者の顔、表情は他の人から見られています。ペンを片手に頷きながらメモを取るなど、「あなたのお話に集中していますよ」「聴いていますよ」という姿勢を示しましょう。
ただし、真剣に聴いているうちにだんだん口角が下がって怖い表情になってしまうことも。ずっと話に集中しているのはいいのですが、時々口角をあげて笑顔でいることを心がけましょう。
7.【ミーティング中編】発言の際は、はっきり、ゆっくり
発言する際、通信状況やパソコンの内臓マイクの性能によっては、不明瞭に聞こえる場合があります。オンラインで話す場合は、はっきり、ゆっくり話すことを心がけましょう。また、自分の発言が終わったら「以上です」と伝えると次の人が発言しやすくなります。8.【ミーティング中編】質問があるときは手を上げる
質問や疑問点があった場合、それまでミュートにしていたマイクをいきなりオンにして話し始めるのはNG。手を上げて「質問がある」ことを発言者に気づいてもらうようにし、指名されてからマイクをオンにして話し始めましょう。9.【ミーティング中編】カメラ目線で話す
リアルでお会いしているときは、「話すときは必ず相手の目を見る」のがマナーですが、オンライン会議に限っては、「相手の顔を見る」イコール「パソコンの画面を見ている」ということになります。相手からしたらあなたの視線がはずれているということになってしまいます。発言するときは、なるべくカメラを見て話すようにしましょう。10.【身だしなみ編】TPOに合わせた身だしなみ
男女問わず、身だしなみは相手への敬意の表れです。男性の場合、社内のオンライン会議では、ポロシャツを着用する方が多いようですが、取引先や商談などの場合は、ワイシャツとネクタイ、ジャケットが安心です。くれぐれも自宅だからといってアイロンのかかっていないシャツやよれよれの普段着は論外です。
女性の場合は、明るい色のトップスを選びましょう。イヤリングやピアスなどアクセサリーを少し付けるだけで顔周りが明るくなります。
避けていただきたいのは、男女ともにストライプなど細かく線の入ったもの。ストライプに加え、規則正しく並んだ網目、水玉模様もモアレ現象を起こしてしまいますので、注意してください。
「上半身だけきちんと見えるようにすればいい」と思っている方も多いようですが、何かの拍子で立ち上がったときに下半身がパジャマやスウェットでは、恥ずかしい思いをするのはあなたです。自宅で参加する場合でも、ビジネスにふさわしいきちんとした服装で臨みましょう。緊張感のなさは、画面からも相手に伝わります。オンラインでもTPOに配慮するのは当然のことです。
また、ときどきモニターを鏡がわりにして、自分の顔をチェックしたり、髪の毛をずっと触ったりしている人がいます。会議に集中していないのが明らかな上、ビジネスの場において不適切ですから慎みましょう。
自分の映りが気になる場合は、会議の前に一度オンライン会議システムを立ち上げて、チェックすることをおすすめします。その際に画面の明るさや、背景に余計なものが映り込まないかなど一緒にチェックしておけば安心です。
同様に初めてオンライン会議システムを利用する、あるいはネットに不慣れな場合は、事前に接続、発言ができるよう家族に協力してもらうなどして一度練習をしておくことで当日自信を持って臨めます。
オンライン上であっても、相手への配慮、思いやりを大切に
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