若手社員のWeb会議への悩み・ストレスを緩和する方法

Web会議が浸透してきました。「思ったよりも便利」と感じる人がいる一方で、「やはり不便」と感じている人もいるのではないでしょうか。

新入社員や若手社員などそもそも会議に慣れていない人は、Web会議ならではの戸惑いも重なりストレスを抱えがちです。なかなか口に出せないため顕在化しにくい「Web会議ストレス」を緩和するためにはどうすればいいのか。Web会議で上司や先輩が気をつけてほしいポイントも含めてご紹介します。
 

誰でも自然にできるオンラインならではの「前振り雑談」

テレワークが推進される中で、雑談の重要性が評価されています。「孤立感を和らげる」「必要とは判断されない程度の連絡や相談が活発になる」「モチベーションを保つ」など、皆さんの職場でも雑談による様々な効果を感じることがあるのではないでしょうか。
 
■若手社員におすすめのWeb会議雑談
とはいえ「どんな雑談をしていいのかわからない」という人や「オンラインだと雑談をしにくい」と感じる人もいるようです。特に若手社員の場合、雑談は上司や先輩から振られるのを待つというのが一般的です。自分から雑談を振るのはハードルが高いと感じるのではないでしょうか。そんな人にもおすすめなのが、オンラインならではの確認系質問です。誰でも自然に始めることができる通信状態のチェックを兼ねた質問から始めてみましょう。
 
例）
「お疲れさまです。こちらの音声はクリアに聞こえていますか。良かったです！ オンラインは便利ですけど、通信状況が不安定な時もあるので、ちょっと心配になりますよね」
 
Web会議で戸惑うことがあっても、なかなか口にできない若手社員の方は、会議の始めにチェックを兼ねて、Web会議ならではの悩みに言及しておくとよいでしょう。
 
■先輩社員・上司側から投げかけるおすすめ雑談 若手社員をフォローする立場の人にも、通信状態のチェックを兼ねた質問をするというのはおすすめです。クリアに聞こえる状況だと確認できた後は「家だと子供がいて大変で」「テレワークだと通勤がないのは便利だよね」など、在宅勤務に関する話題で雑談を広げてください。

新入社員が参加している場合には「テレワークで困っていることはない？」といった質問をするのもよいでしょう。できればこのタイミングで「オンラインは発言がかぶりやすいもので、それを気にしないでほしい」という話と、「会話への割り込みも遠慮なくしてほしい」といったことも伝えておきます。

本題に入る前の雑談は、緊張をほぐしてもらうこと、話しやすい雰囲気を作ることが目的なので、毎回、似たような会話でもいいですし、雑談の時間は長くなくてOKです。
 

Web会議で発言がかぶる理由と対処法

Web会議だと発言がかぶるのが不安で話しにくいという人がいます。その理由は、話者交替にあります。

対面コミュニケーションの場合、会話の終わり部分に注目するだけでなく、呼吸、間、視線などを手掛かりに交替部分を見極めています。一方で、非対面コミュニケーションの場合、細かい部分の情報が伝わりにくいという特性があります。またオンライン特有のわずかなタイムラグもあるため、タイミングを見計らうのが難しいのです。

会話がかぶってしまうというのは、非対面コミュニケーションでは当然起きることですので、過度に恐縮しないようにしましょう。

■先に発言する人が譲った人の発言を促すという文化をつくるのがおすすめ
若手をフォローする立場の人は、会話かぶりの後の対処に気をつけます。若手社員に発言を譲られたときには、自分の発言の後に、譲ってくれた人に発言してもらうようにします。ついつい忘れて違う話題に移ってしまうこともありますし、急な指名で驚かさないためにも、自分が発言する前に予告しておくとよいでしょう。
 
例）
「じゃあお先に。僕の発言が終わったら、〇〇さんに発言してもらうね」

このように予告をしておいても、若手社員が会話に入りにくいケースもあります。自分の発言が終わったら、若手社員の発言を促すというところまでセットで習慣にしましょう。

例）
「僕の意見はこれで終わりだけど、〇〇さん、さっき言おうとしていたことを発言してもらえるかな」
 
発言がかぶった時には、先に発言する人が譲った人の発言を促すという文化を浸透させてしまえば、Web会議特有の発話かぶりは怖くありません。
 

Web会議での質問、若手社員へのおすすめと先輩社員のフォローの仕方

対面であれば、会話が終わったタイミングを見計らって質問できる人でも、Web会議だと質問のタイミングを逃してしまうことがあります。会話がテンポよく進んでいるときは、会話に入りにくいと感じることもあるでしょう。そんなときはオンライン特有のタイムラグも考慮して、画面に向かって挙手をしてから「すみません、質問があるのですが」など発話してみてください。挙手に気づいて、発話する前に指名してくれるかも知れません。

会議のファシリテーションをする人、若手のフォローをする人は、次の話題に進む前に「質問や意見はありませんか？」といった投げかけをするよう意識してみてください。

また、チャット機能などを活用し、テキストベースでも質問ができるようにしておくのもよいでしょう。自分のタイミングで書き込めるチャット機能には、会話に割り込むことを躊躇しているうちに質問内容を忘れてしまうといったことを防ぐ効果もあります。
 

相槌は必要？ それとも迷惑？ Web会議での相槌について

対面では自然に活用できていた相槌も、オンライン上だと戸惑ってしまう人もいます。相槌には「電波の問題がなく、クリアに聞こえている」「理解している」といった状況が伝わるというメリットがあります。

その反面オンライン特有のタイムラグで、相手の会話に支障をきたしてしまうこともあります。
タイムラグで相槌のタイミングがズレてしまうのは、仕方のないことです。躊躇しすぎないようにしましょう。とはいえ、頻度は少し抑えたほうがよいでしょう。

そもそも日本人は相槌の回数が多い傾向があるので、オンラインのときには「対面のときより頻度は少なめ」「短めの相槌を選ぶ」という2点を意識してみてください。

相槌が苦手だという若手社員の人は、画面越しでもわかるよう大きく頷くというのを試してみてください。言葉にしなくても「興味を持って聞いていること」「理解していること」など、こちらの状況を伝えることができます。
 
Web会議という新しい文化が浸透していく中で、皆さん様々な迷いがあると思います。特に社内での人間関係の構築がまだ十分でない若手社員は、戸惑うことも多いでしょう。上司や先輩にあたる人は「雑談を振ること」「質問がないか問いかけること」「発言を促すこと」を意識してフォローしていきましょう。