PowerPointをPDFに変換するメリット

PDF(Portable Document Format)は、Adobe Systems社によって開発された電子文書のためのフォーマットです。PDFファイルは、相手のパソコンの機種や環境を問わずに表示できるのが特徴です。
パワポがインストールされていないPCでも、PDFに変換して送るとスライドを見ることができる

パワポがインストールされていないPCでも、PDFに変換して送るとスライドを見ることができる

たとえば、PowerPointがインストールされていないパソコンを使っている相手に、自分が作成したPowerPointの企画書を見てもらいたいと思っても、相手にPowerPointを購入してインストールしてくださいとは言えません。

このようなときに、PowerPointのスライドをPDFファイルに変換して相手に渡せば、相手はPowerPointを持っていなくても中身を見ることができるのです。しかも、PowerPoint2010以降のバージョンなら、PowerPointの機能としてPDFに変換して保存するメニューが用意されているので、操作も簡単です。

ここでは、PowerPoint2016で作成したスライドをPDFファイルに変換する操作と、それに付随するオプションの設定項目を見てみましょう。PowerPoint2007での操作方法は、記事「パワポのスライドをPDFで配布する方法」をご覧ください。
 

スライドをPDFに変換する方法

PowerPoint2016/2013/2010でPDFに変換するには、スライドに名前を付けて保存するのと同じ感覚で操作できます。まず、PDFに変換したいPowerPointファイルを開き、「ファイル」タブをクリックします。
 

PowerPoint2016で作成したこのスライドをPDFファイルに変換する

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画面左上の「ファイル」タブをクリックする

次に、「名前を付けて保存」をクリックし、「参照」をクリックします。
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PowerPoint2010では、「名前を付けて保存」をクリックするだけでよい

「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、保存先とファイル名を指定して、「ファイルの種類」を「PDF」に変更します。続けて、「発行後にファイルを開く」にチェックが付いていることを確認して「保存」ボタンをクリックします。  
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このとき、「オプション」ボタンをクリックすると、PDFに変換するスライドの範囲などを指定できる

すると、ブラウザーのEdgeが起動して、PDFファイルに変換したスライドが表示されます。Windows10では、わざわざPDFファイルを開くためのReaderソフトをインストールしなくても、Windowsに最初からインストールされているブラウザーでPDFファイルを表示することができるのです。
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PDFファイルを見るための「Acrobat Reader」などのソフト(無料)がインストールされていれば、そのReaderソフトが起動してファイルが表示される

あとは、変換・保存したPDFファイルをメールなどに添付して見せたい相手に送ればOKです。PDFファイルに変換すると、ファイルの内容を閲覧するだけで編集することはできませんが、ファイルの内容を改ざんされないというメリットもあります。
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PDFファイルとして保存したアイコン。Readerソフトのアイコンとして表示される場合もある

 

「エクスポート」メニューは使わない

PDFファイルに変換する操作として、「ファイル」タブから「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックして、「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックする方法もあります。
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「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックすると、「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスが開いて、保存先やファイル名を指定できる

単純にPDFファイルに変換するだけであればこの操作でもかまいませんが、次ページの操作でパスワードを付けて保存したり、解像度を指定して保存したいときは、目的のメニューが表示されない場合があります。そのようなときは「ファイル」タブの「名前を付けて保存」をクリックする操作で変換するようにしましょう。
 

解像度(画像)を指定して保存する

PDFファイルに変換しても画面が粗くならにようにするには、保存時に「画像の圧縮」を指定します。前ページと同じ操作で「名前を付けて保存」ダイアログボックスを開き、「ファイルの種類」を「PDF」に変更したら、「ツール」ボタンをクリックして「画像の圧縮」をクリックします。
 

ファイルの種類を「PDF」に変更するのを忘れないようにしよう

「画像の圧縮」ダイアログボックスの「解像度」の中から、目的の解像度を選びます。「高品質」や「dpi」の数字が大きいほうがより鮮明に保存できます。dpi(ディーピーアイ)とは解像度を表す単位で、1インチの中にいくつの点(ドット)が表示できるかと言うことです。たとえば、220dpiは、1インチ当たり220個の点があることになります。ただし、解像度が高い分、ファイルサイズが大きくなります。相手がPDFファイルを画面で見るだけなのか印刷するのか、はたまたメールに添付するのかWeb上の保存場所を介して渡すのかといったことを考慮して選びましょう。
 

表示される解像度の種類はPowerPointのバージョンによって異なる

パスワードを付けて保存する

PDFファイルを第三者に渡すときには、ファイルそのものにパスワードを付けておくと安心です。PDFファイルにパスワードを付けるには、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを開き、「ファイルの種類」を「PDF」に変更したら、「ツール」ボタンをクリックして「全般オプション」をクリックします。
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「保存オプション」ではパスワードを設定できないので注意する

「全般オプション」ダイアログボックスが表示されたら、「読み取りパスワード」や「書き込みパスワード」を設定して「OK」ボタンをクリックします。
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パスワードはどちらか一方でも、2つとも設定してもかまわない

読み取りパスワードはPDFファイルを開くときに入力するパスワード、書き込みパスワードをはPDFファイルを保存するときに入力するパスワードです。パスワードを知っていいる人しかPDFファイルを開けないようにするなら「読み取りパスワード」だけを設定しましょう。

「パスワードの確認」ダイアログボックスで同じパスワードを入力して「OK」ボタンをクリックしてから、PDFファイルを保存します。

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※OSやアプリ、ソフトのバージョンによっては画面表示、操作方法が異なる可能性があります。