チームコミュニケーションにチャットを導入

チームのコミュニケーションを活性化するには

社員一人一人が優秀でも、それぞれが持つ強みで相乗効果が出せる「チーム」には決してかないません。成果を出すにはチームで働くことが必須条件になります。よいチームはメンバーそれぞれがお互いを尊重しながら密なコミュニケーションをとっています。

チームのコミュニケーションを支援するツールと言えば、メーリングリストやグループウェアが定番。関係者間、部や課といったセクション単位で連絡をとるには便利です。ただ1対1のコミュニケーションや一時的なチームで連絡をとりあうには、設定作業などが少し面倒。

最近はコミュニケーション・ツールとしてチャットが使われています。チャットとは雑談という意味で、もともとはリアルタイムに会話を楽しむツールとして誕生しました。例えばSkypeを使えば、音声通話だけでなく文字によるチャットができます。仲間でチャットルームを作れば、リアルタイムでコミュニケーションがとれます。ただし専用ソフトが必要で、ソフトをインストールしないと使えません。

インストールして使うチャットにLINEがあります。スマホで使うには問題ありませんが、携帯電話だとテキストチャット機能のみで音声通話が利用できません。またLINEは趣味仲間や友達間で使うイメージが強く、ビジネス向きではありません。

ほかにFacebookのメッセージ機能を使う手もありますが、連絡をとりたい相手がビジネスでなくプライベートで使いたいという意向なら、Facebookで仕事の連絡をするのはマナー違反になります。Google+にはハングアウトという画面共有できるチャット機能があり、打合せに便利ですが、Facebookと同様、プライベートで使いたいという意向では使えません。

チャットワークというクラウド型のコミュニケーションツールが登場

最近、注目されているのが「チャットワーク」というクラウド型のコミュニケーションツール。ウェブブラウザがあれば使え、OSに依存せずソフトのインストールも必要ありません。個人利用であれば無料で使えます。

吹田市（大阪）にある会社が作ったツールで、LINEのビジネス版イメージになります。ブラウザからログインして使うので、セキュリティの問題でアプリをダウンロードできない会社でも使えます。

チャットワークで１対１でのチャットやグループチャットができます。グループチャット用の部屋を開設し、他のユーザーを招待すればチャットで打合せができます。Skypeは相手がオンラインでないと会話できませんが、チャットワークならメッセージが会話の流れと共に記録されているため、オフラインでもかまいません。あとで確認できます。面白い機能がタスク設定で、打合せをしながら、やる内容、やる人と期限を指定できます。画面右下の「マイタスク」に登録されますのでToDoリストになります。

チャットですのでメールのように宛名や「お世話になります」のような定型文章は必要なく、いきなり本題に入れ、「了解しました」という返事だけ送れば問題ありません。また送った後にも編集、削除できるので間違えて送ってしまったというトラブルを防げます。また相手がオンラインかどうかの表示はあえてはずしてあり、LINEなどで問題になる「読んだのになんで返事しないんだ」という無用トラブルが避けられます。

チャットワーク株式会社は山本社長が留学先のロサンゼルスで弟と2人で2000年に起業し、2011年にサービスを開始。現在130ケ国以上で使われています。無料版ではグループチャット用の部屋を14まで設定でき、それ以上設定する場合は有料版になります。

次はチャットに慣れていない社員をどうするかです。