報告の場面でもまずは結論から

報告ではまず結論から、必要に応じて詳細を

報告ではまず結論から、必要に応じて詳細を

次は報告の場面です。集合におくれた部下に対して、上司がどうなっているのか聞いている場面です。

■NG
「申し訳ございません。急行がちょっと遅れまして、乗り換えの接続が悪くなってしまい、電車が20分ほど来ない感じになりまして、いま駅で待っているのですだいぶ遅れます。申し訳ございません。よろしくおねがいします」

これは、完全に言い訳に終始していますね。おまけに、だらだらと言い訳したあと結論がありません。遅刻の場合の結論とは、遅刻に至った経緯ではなく、いったい何時になったら到着するのか、その見通しが結論であるはずです。この例ではいつ到着するのかもわかりません。

ですから、到着時刻の見通しについて始めに述べるのが結論から述べるということです。改善例を書きます。

■OK
30分おくれます。到着は12時30分になります。現在地はC駅で次の急行電車を待っています。遅れの原因は、元の電車の遅れにより、急行乗り換えが上手く行かなくなったためです。12時30には到着できますので、よろしくお願いします」

これで明確になりました。途中で電波の状況が悪く電話が途切れても、結論(到着時刻)は伝わります。遅れた理由や言い訳は到着してから聞けばいいでしょう。

日本語では結論からいうのはぶしつけで唐突すぎると思われています。ですが、ビジネスの場ではそういうことはありません。むしろ結論から簡潔に述べて、あとから必要に応じて詳細を述べるような方法が好まれます。

I think ~ , because ~。
結論から述べる。

伝えたいことが伝わらなかったり、相手に誤解を与えたりトラブルが絶えないなどが起こります。この語順を徹底して訓練していけば、論理的な話し方ができるようになり、あなたの業績や評価もあがるでしょう。


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