情報整理に役立つロジカルシンキングとは？要点や手順がすぐにわかる [ロジカルシンキング] All About

＜目次＞

ロジカルシンキングで情報整理

ロジカルシンキングを情報整理に活用

ロジカルシンキングを使って情報を整理すると、分かりやすくシンプルで伝わりやすいものができるようになります。

思考は、発想しただけではダメです。アイデアが沢山うまれても、それをバラバラに五月雨式に表現していては、相手にはなかなか伝わりません。発想法などで生み出したアイデアを、分かりやすく整理整頓して伝える必要があります。そのような整理整頓に役に立つのがまさにロジカルシンキングの手法です。

もちろんアイデア以外にも、あらゆるものの整理にロジカルシンキングの手法は応用できます。本やネットをつかっての「調査」や、過去の売上やアクセスデータなどの「分析」といった場面でも、調べた情報やシステムから抽出したデータを整理整頓して、自分が伝えたいものが相手に伝わるように加工しなおさなくてはいけません。これがまさにロジカルシンキングです。

ロジカルシンキングは、シンキングとい思考のツールです。考えて、整理して、表現するという3つのステップすべてにロジカルシンキングは応用できるのです。

情報を整理して、自分の言いたいことをまとめ上げるためのツールとして代表的なものを挙げてみます。

・ストラクチャー図
・プロセス図
・マトリクス図
・連関図

今回はピラミッドストラクチャーとプロセス図の2つについて解説します。

要点を簡潔に伝えるピラミッドストラクチャー（樹形図）

基本的なピラミッドストラクチャーの例

樹形図というのは、木のように上から下にしたがって広がっていく図のことです。この代表がピラミッドストラクチャーとよばれる論理構造の図です。ピラミッドストラクチャーは、頂点に主張が1つあり下に行くに従いだんだんと詳しい内容が展開されます。全体として三角形に構成された図で、その形からピラミッドストラクチャーと呼ばれています。

情報やデータがたくさんあるとき、結局なにが言いたいのかを簡潔に表現するのはとても難しいでしょう。ピラミッドストラクチャーでは、たくさんの情報やデータを整理して、最終的になにが言いたいのかを「メインメッセージ」としてまとめ上げる形になっているのが特徴です。

ピラミッドストラクチャーは、次の手順で作成します。
情報や言いたいことがたくさんある場合、それらを似たものでグルーピングしてみる

それぞれのグループごとに、そのグループの情報で結局のところ何いいたいのか「メッセージ」を考えます。これをSo What？を考えるといっています。So Whatとは、「だからなんなの？」という意味で、いくつかの情報から結論として何がいいたいのかを搾り出すことです
メッセージが複数できたらさらにSo Whatで考えて、最終的な結論としての「メインメッセージ」を抽出します。ピラミッドは何段でも構いませんが、普通は3～4段程度にしておくのが穏当でしょう
ピラミッド全体を見て、論理をチェックします。縦と横の関係に注目し、論理的に繋がっているかどうかをチェックします

縦方向は、ピラミッドの上下が論理的に繋がっているかを検証します。横方向は、抜け漏れ、ダブりの視点でチェックします。本当にそれだけの根拠で、そうと言い切れるのか、抜けはないのか？もしくはダブっていないか、という点を検証します。

業務手順が一目でわかるプロセス図

業務の流れをプロセス図で整理する

プロセス図は、情報を手順の流れにそって整理したものです。代表的なものに作業の順番をしめした「ステップ図」、業務の手順を図示した「業務フロー図」などあります。

たとえば、インターネットの回線の申し込といった複雑な手順からなる仕事があったとします。申し込みから開通までの流れを考えて整理するというのがあなたの役割です。

インターネット回線には、申込人と自社のほかに、電話局、プロバイダ、工事業者、など複数の関係者が絡みます。いつどういうタイミングでだれからだれに何が伝わって、どういう流れで申し込みが進んでいくのか、なかなか全部を正確に表現するのは難しいでしょう。

頭の中が整理されていないと、抜け漏れが発生したり、手順を間違えてしまうこともあります。このような場合、業務フロー図をつくることで、全体の流れを整理整頓することができます。

業務フロー図では、左から右に従い作業（手順）が流れていきます。1つの作業を1つの四角の中に書いて、それを矢印でつなげていきます。途中で分岐したり、分岐したものが1つにまとまったりすることもあります。

業務フロー図を簡単に書くには、次のステップで行うとよいでしょう。