会議で活かすロジカルシンキング
会議はロジカルシンキングを用いて効率的に行いたい
- 結論から話す
- 理由は3つにまとめる
- SMARTで目標設定する
の3つです。これをみんなで意識して効率的な会議を目指しましょう
結論から話す
なにはともあれ、最初に意識してほしいのは「結論から話す」こと。だらだらと、結論のない話がずっと続く会議は、苦痛以外の何者でもありません。発言するときは、まず結論を話す。結論を話したあと、それに至る理由を話します。
「私の意見では、XXすべきと思います。なぜなら~」
という話し方が効果的。要するに何がいいたいのか?何をしてほしいのか?簡潔なメッセージになるようにします。これは、英語と一緒ですね。
I think xxxx because xxxx.
この形を意識することで、コミュニケーションが簡潔になります。
一方で会議に適さない話し方は「起承転結」。学校で習うため、話し方の見本とされていますが、これはあくまでストーリーの盛り上げ方の話。落語やドラマの演出の話です。
たしかに、起承転結で話すことによって面白くなります。しかし落語のように最後の「オチ」までずっと話を聞いていないと結論がわからないというのでは、会議に場にあっては聞き手はイライラしてしまうでしょう。
会議は効率的に意思決定するための場所です。最初に「オチ」がわかったほうがむしろ良いのです。ですから、まず結論を話す、という癖をつけて欲しいと思います。
理由は3つにまとめる
結論を最初に述べましょうといいましたが、次に気をつけたいのは理由付けです。理由は、3つまでにまとめあげましょう。「理由はXXXXなんですが、それにXXXもありますし、また、XXXX,それからXXXといった面もあり……」
と、いつ終わるかわからないような話し方をしていませんか?聞いている方は、何時終わるかわからない喋りを聞くと、とてもイライラするものです。そこで、最初に、
「私がこう考える理由は3つあります」
と宣言してしまいましょう。こうするだけで、相手の聞く気をぐっと引き寄せることができます。「長くても3つだけ聞けばいいのか」と心理的な負担感を解消することができます。3つというのは、何よりも頭に入りやすく、納得感があるのです。
「7つの理由があります」といわれたら、「そんなにあるのか。もう少し整理できないのか」となってしまいます。また理由が「1つです」「2つです」といわれると、「それだけですか?」となってしまいます。
3つという数は、多くもなく少なくもなく、覚えやすく、聞き手にとってスッキリと聞くことができる数なのです。