会議で活かすロジカルシンキング(2ページ目)

SMARTを活用した会議進行

会議が終わった後、あれ結局のところ何が決まったんだっけ？と分からなくなるような会議を経験したことがありませんか？そして次回の会議で進捗を報告する段になると、また同じ話題を蒸し返す。

これは会議における結論や目標設定がうまくいってないという証拠です。もし会議の結論が、「近日中に関係各所とコミュニケーションを取って進める」といったものであったら要注意です。曖昧すぎてアクションにつながりません。

アクションに確実につながる目標設定の方法としてSMART手法があります。これは、SMARTで示されるそれぞれの頭文字をとったものです。

Specific＝テーマ・表現は具体的か？
Measurable＝第三者が定量的に測定可能か？
Achievable＝現実的に達成可能か？
Result-oriented＝「成果」に基づいているか？
Time-bound＝期限がついているか？

という5つの観点から、目標設定を具体的なものに見直してみましょう。たとえば、「近日中に関係各所とコミュニケーションを取って進める」という例は、テーマも具体的でないですし、第三者によるチェックもききません。加えて、期限も設定されていません。これをSMART手法で見直すと、次のようになります。

「12月の3週目までに、人事企画部と営業部のリーダークラスとのミーティングを最低2回設定し、プロジェクトの概要説明会を実施し意見を得る」

といったものです。期限が付き、具体性があり、実現できたかどうかが第三者の目からもわかるような内容になっています。

繰り返しつかって自分のものにしていこう

1. 結論から話す
2. 理由は3つにまとめる
3. SMARTで目標設定する

以上、3つの手法を解説しました。それぞれはシンプルであるものの、これらが身につき自然に使えるようになるためには、なんども会議の場で実践してみることが大切です。

会議は複数のメンバーが参加しているもの。自分だけがロジカルシンキングを身につけても、他の人がそうでなければ効率化は進みません。会議の参加メンバーとも手法を共有し、みんなで意識付けを行うようにしてください。