正確な勤怠管理が経営戦略を生み出す(3ページ目)

パソコンに接続できるタイムレコーダー

タイムレコーダーは紙形式のタイムカードを入れるタイプから磁気カード、ICカード対応のもあります。正社員はICカードで、パートやアルバイトは紙形式のような使い分けも可能です。

タイムレコーダーにデータが蓄積されますので、月末にパソコンをタイムレコーダーにUSB接続してデータを取り出します。出退勤時刻や集計時間数が記録されており、CSV形式などでデータを取り出します。いくつも店舗がある場合は、取りだしたデータを電子メールに添付して送ってもらうことも可能。

タイムレコーダーについている集計ソフトを使い、いつから残業時間となるかなどを集計方法を設定しておくと、勤務パターンにあわせて自動集計してくれるのです。

■パソコン接続式タイムレコーダーの選び方

• タイムカード式かICカード式か併用式か
• 複数締日対応など自社独自の勤務形態に合致しているか
• 使用している給与計算ソフトと連動しているか

■パソコン接続式タイムレコーダーのメリット

• 集計ミスや計上ミスを減らせる
• 集計時間などを大幅に短縮できる

■パソコン接続式タイムレコーダーのデメリット

• 初期投資がかかる
• ソフトインストールなど、ある程度パソコンに詳しい人材が必要
• パソコンで個人情報を扱うためセキュリティ対策が必要

目視で確認していた打ち間違いや打ち忘れは、整合性があわないと画面で表示されるので内容を確認して訂正。勤務時間数、残業時間数が週報や月報の形でも確認することできます。ただし、有給休暇の処理などは申請書などを確認し手作業で行う必要があります。中小企業から中堅企業で導入されています。