書類の保存要件

交際費の範囲から、1人当たり5,000円以下の一定の飲食費を除外する要件として、飲食その他これに類する行為(飲食などという)のために要する費用について、次に掲げる事項を記載した書類を保存する必要があります。国税庁ではこれらを記載するフォームについて定めていませんので、オリジナルで作成することになります。記載項目は、以下の5点です。

  1. その飲食などのあった年月日
  2. その飲食などに参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者などの氏名または名称及びその関係
  3. その飲食などに参加した者の数
  4. その費用の金額並びにその飲食店、料理店などの名称およびその所在地(注)店舗を所有しないことその他の理由によりその名称またはその所在地が明らかでない場合は、領収書などに記載された支払先の氏名もしくは名称、住所もしくは居所または本店もしくは主たる事務所の所在地
  5. その他参考となるべき事項(支払金額÷合計人数=1人当たり支払金額など)

「なんだか面倒そう……」と思われるかもしれませんので、簡単に管理する方法をお教えします。領収書に当社及び先方の出席者名、先方との関係(得意先、仕入先、株主など)、参加人数を書きます。これだけです。支払金額を参加人数で割り、5,000円以下であれば、この交際費は全額費用にできるのです。この簡単な作業をできるかどうかがポイントです。経理担当者がいるような中小企業では問題ないでしょうが、社長1人ですべてを管理しているような会社であっても、これだけはしていただきたいと思います。