接待マナーの基本1:接待の目的

接待マナーの基本

酒席の段取りも仕事と同じく「段取り9割」です

接待は、取引先やお客様との関係を保つ、さらに親密にしていくために欠かすことのできないコミュニケーションです。楽しく親睦を深めることが肝心ですが、常に目的を忘れてはいけません。接待の目的は大きく分けると、次の3つとなります。

1.謝罪やお礼のための接待
ビジネスで失敗して相手に迷惑をかけてしまった場合には、謝罪の意味をこめて接待を行ないます。また、大きな商談がまとまった場合などには、お礼のための接待を設けることがあります。

2.親睦を深めるための接待
人脈を広げたり、情報交換を行なったりすることがメインになります。ゴルフがその代表例です。

3.ビジネスを有利に運ぶための接待
商談や契約を成功させることが目的。契約額の大きさによっては、高級料亭などを使う場合があります。
 

接待マナーの基本2:接待の準備と心構え

接待の準備は、意外に神経を使うものです。下記に、おさえるべきポイントを紹介します。

1.セッティングと参加者選び
時期や規模、自社の参加者は上司の指示を待ちましょう。先方の参加人数は、相手方の窓口となる人に確認しましょう。

2.日時の決定
まず先方の日時の都合を確認してから、日時と場所の候補を上司に提出し、選択してもらいましょう。先方の都合を確認する際に、食べ物の好き嫌いがないか尋ねておくと、店とメニュー選びに失敗がないです。

3.場所(店)の決定
接待の成功のカギを握るのは、店選び。下記のポイントを満たす店が望ましいでしょう。
  • 距離(先方の会社や自宅からあまり遠い距離にないこと)
  • 営業時間(早く閉店する店はNG)
  • 個室の有無(親睦を深めるには、個室が最適)
  • 会社で接待の予算が決まっている場合は、予算内でおさまる店
  • 先方の好みの料理やアルコール(ワイン、ビール、地酒など)の種類が揃っていること
必ずしも高級なお店が最適とは限りません。お客様が望んでいそうな環境を考慮した店の設定が大切です。ポイントは、食べ物の好みは何なのか、お酒が飲めるとしたらどんな種類が好みなのかなど、日頃の会話からさりげなく相手の趣向を聞き出しておくことがコツです。

4.ご案内
日時と場所を記し地図を添えて、先方に送ります。メールでもFAXでも結構です。社内の参加者全員にも案内します。

5.前日と当日のマナー
前日には、接待するお客様や取引先と、お店の両方に確認の電話を入れておくのがよいでしょう。当日は、自社側の人間が全員先に到着し、下座で待つのがマナー。なお、帰宅時にはタクシーの手配をする必要もあります。タクシー代金やチケットは封筒に入れて準備しておきましょう。
 

接待マナーの基本3:接待の注意事項

接待には、いくつかの注意事項があります。下記に説明します。
  • 約束の場所には、余裕を持って到着しておくこと
  • 親しい間柄であっても接待の席では必ず敬語を使うこと。「無礼講」という言葉を真に受けないこと
  • 相手が主役であることを忘れない
  • 酔いつぶれて醜態をさらさないよう注意する
  • 締めのタイミングを測る
  • 帰りの車(タクシー)、お土産など手配を怠らない
  • 支払いはスマートにすます
  • お礼の連絡を忘れない。(お客様には接待の翌日に、お礼のメールか電話を必ず入れましょう。場合によってはお礼状を出すと、効果的です)
  • 接待を嫌う人には無理強いしない
接待は、あくまでも接待されることを容認する相手に行います。個人の方針や職種などによっては接待を好まない人もいます。また、お酒を好まない女性の担当者もいます。こういった人に無理強いをするのは大変無礼な行為。外資系企業の担当者には、接待という日本の風習が馴染まないことがあります。その場合は、ホームパーティが望ましいでしょう。ちなみに、公務員が接待を受けると罪になることがありますので注意してください。

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