情報システム部門を持つ中小企業は珍しく、自社でのシステム開発は難しいので、ITベンダーに依頼することになります。そこで提案依頼書(RFP)をまとめ、ITベンダーに渡し、提案していただきます。

提案依頼書(RFP)を作る

RFPとはRequest For Proposalの略で提案依頼書のことです。システムとして実現したい要求事項を書き、これをITベンダーに渡します。複数のITベンダーに渡した場合は、提案内容を比較することにより、客観的に発注先を選定することができます。

<提案依頼書(RFP)の記載項目

大きくは下記の4つです。
システムの概要
開発内容
開発の条件
提案に関する手続き


では、個別に見ていきましょう。

システムの概要

システムの概要には、なぜシステム化を行うのか目的を書き、システム開発の背景をITベンダーに理解してもらいます。 システム化によって解決したい課題求める効果を記述します。

例えば、リードタイムに7日かかっているのを3日に短縮したい。在庫管理を適正に行い、在庫高を半減したいなどです。 現行システムがあるのなら、現行システムとは別に作るのか、一部だけを移行するのか等、現行システムとの関連を記述していきます。 予算がある程度、決まっているのであれば、呈示します。

発注側からの要求事項が多い場合は、予算の範囲内で実現できる最高のものをITベンダーに提案してもらい、実現できない事項は、その理由を提出してもらいます。

当然ながら、自社の機密事項を開示することになりますので、RFPを発行するITベンダーとは事前に機密保持契約を結んでおきます。

開発内容

実現したい要求定義を書いていきます。ここは詳細に書いていかないとITベンダーが見積もりが出来ませんので、しっかりと記述します。
記述にはITベンダーと自社がお互いに理解できるツールを使います。 それがDFDERDです。

DFDというのはData Flow Diagramと言ってビジネスプロセスの流れを情報を中心に記述したものです。またERDはEntity Relationship Diagramと言って、業務と情報項目との関係を記述したものです。最終的にはデーターベース設計に使います。

DFD、ERDはITベンダーと共通土台になるものです。記述法などを少し勉強していただいて、しっかり作成します。

自社で手にあまるようであればITコーディネータなどの専門家の指導を受けながら作成するとよいでしょう。自社の業務プロセスの流れを見直しするよいチャンスにもなります。

またWeb系の開発の場合では、どういう具合に画面が移り変わっていくのか画面遷移図が必要となります。

付属資料としてITベンダーに開発のボリュームが分かりやすいように、取引先数、商品数なども呈示する必要があります。現行システムがあるのなら現行ファイルのレイアウトなども呈示します。

次は、開発の条件を見ていきましょう。