適切な見積
見積書を受け取っても、それが適切な見積かどうかなかなか判断できません。そのためのチェック方法がいくつかあります。事例を通じてITベンダーさんに頼むべき事項、見積依頼側でやるべきことをお教えします。経営者「先生、お待ちしておりました。実は、親会社から今後は電子データで発注すると言われまして、しばらくはFAX発注も残すが、電子取引に対応できる会社へ発注を 優先するという話でした。つまり対応できなければ取引しないと暗に言っているようなもので。」
ITコンサルタント「それは困りましたね。この頃、そういう要求が増えています。EDI (Electronic Data Interchange：電子データ交換)と呼ばれているやり方です。」
ITコンサルタント「EDIを導入すると親会社にとっては、発注書などの転記コストを削減したり、郵送代のコストを下げることができます。また転記ミスなども防げますし、発注スピードも早くなるので、ＱＣＴ（品質、コスト、時間）に対して効果があります。」
経営者「先生、まあこういう時代なので、我が社でもがんばって対応しようと考えています。親会社からは電子取引用ソフトを無償で貸すので、そのソフトが動くシステムを準備してくれと言われまして。」
ITコンサルタント「ほう、それで？」
経営者「さっそく親会社からもらった仕様書を以前システムを入れてもらったITベンダーで見積もってもらいました。昨日、見積が上がってきたのはよいのですが英語ばかり並んでいまして、さっぱりで、そこで先生に見てもらおうと。」
ITコンサルタント「なるほど。では親会社からもらった仕様書とITベンダーから出てきた見積書を見せていただけませんか。」
経営者「これです。」
ITコンサルタント「ウーン、なるほど、社長さんが英語ばかりとおっしゃられた意味がよく分かりました。でも、これは英語じゃなくって、メーカー名や型番などなんですが」
経営者「そうなんですか。」
ITコンサルタント「ここをローマ字で読んでみてください。」
経営者「あっ本当だ。メーカー名なんですね。すると、この後ろが型番なんですね。」
チェックする姿勢を見せる
ITコンサルタント「ところで、そうおっしゃているところをみると、社長さん、ITベンダーさんが見積書をお持ちになった時に、項目を一つずつ確認されましたか？」経営者「えっ、そんな、専門用語を聞いても分からないし、確認していませんが。」
ITコンサルタント「面倒ですが、項目を一つずつ確認するなどして、まずITベンダーにはチェックする姿勢を見せてください。チェックする姿勢を見せれば、ITベンダーには心理的プレッシャとなり、変な見積が出てこなくなります。」
項目を一つずつ説明してもらう
ITコンサルタント「それからITベンダーには素人にも分かるよう説明してもらうように最初に言ってください。それに対応しないようなITベンダーでは駄目です。」 経営者「そうなんですか。」
ITコンサルタント「中小企業の場合はITが分かる人材が少ないので、ぼったくりとは言いませんが、コミュニケーションの行き違いなどで不要なものが入っていたりするケースも往々にしてあります。ですので、納得いくように説明してもらうことが大切です。」
ITコンサルタント「それから社長さん、見積を取られたのは１社だけですか？」
経営者「ええ、そうですが。」
ITコンサルタント「面倒でも合見積もりをとってください。しかも．．．」
