2/2 グループウェア　スケジュール機能導入 [企業のIT活用] All About

スケジュール機能導入からスタート

「そうですか。ではスケジュール機能から導入をお願いします」

「営業課長が会議をする時などにホワイトボードに書き込んで周知しているのですが、案件によっては役員や他の部門長などが出席するケースがあり、そちらへの周知が紙ベースだとうまくいっていないようですので」

「とても、良い判断だと思いますよ。では、スケジュール機能から導入しましょう」

「グループウェアの製品はいくつも出ていますが、御社の場合は情報リテラシーも高いので、ASPでは無く、パッケージを買ってきて導入する方法でいきましょう」

「その　ASPというのは何ですか？」

「必要な時に、社外の提供業者のサーバーにあるグループウェアを使い、その使用料を払う仕組みのことです」

「これですとソフトがバージョンアップされた時など、いちいちインストールする手間はいりません。バックアップも不要になり、管理も楽になります。」

「ただ、端末をインターネットに接続する必要がありますので御社の場合はパッケージ導入の方が良いでしょう。」

「では、パッケージでお願いします。」

グループウェア使用開始

グループウェアを導入し、とりあえずスケジュール機能を使うことになりました。

営業課長「今まで、ホワイトボードの各営業マンの欄に各自で、スケジュールを書いてもらっていたが、枠が小さくてよく分らなかった。このスケジュール機能だと、細かいスケジュールまでよく分るようになった。」

庶務「お客さまから営業マンに電話がかかってきた時に、在籍していないとホワイトボードまで走って確認していましたが、自分の席からスケジュール機能を使って確認でき、すぐ答えられるようになりました。」

と良い効果も出始めました。

また、今まで会議を予告する場合、ホワイトボードの各営業マンの欄に目立つように会議と大書していましたが、このスケジュール予告がグループウェアで出来るようになりました。

これにまっ先に飛びついたのが営業課長です。

営業マン「まいったなあ！　客先とアポイントが取れたので、スケジュールに入れようとしたら、課長が先に会議の予定をいれてしまっていたよ。今から変更の電話なんて出来ないし、どうしよう。」

おやおや、これは問題ですね。パソコンに入っているスケジュールのため、能動的に見に行かないと、確認できない問題が表面化したようです。

ですが業務に対する意識が変っている会社では、防止策もすぐ考えるようになります。問題が起こったときに対応が早い会社は強い会社の条件です。

対応策

(1)グループウェアのスケジュール機能が持っているアラーム機能を使って、会議の１週間前や３日前にメンバーに自動的に会議案内が流れるように設定するようにしました。

(2)また会議を設定する場合はスケジュール表に書き込むのと同時に、電子メールの同報機能を使って周知するようにしました。これですと営業マンは受動的に情報が受け取れるのでダブルブッキングが減ることになります。

グループウェアは万能ツールではない

グループウェアは便利なツールですが、万能のツールではありません。うまく活用していくには、その会社にあった色々な工夫が必要になります。

足りない機能などがあれば、現場でそれを補う仕組みを考えだして行く必要があります。そういう気運が生まれるように、グループウェアを導入する前に社員の意識を変えることがまず必要です。

一番大変なのは昔も今も人を変えることです。変化に対するチャレンジが受け入れられる風土をまず作るのが何より大切です。

たかがグループウェアの導入とあなどらず、新しい価値観を創造し、移行を推進していくんだという経営層の強い意志が必要になります。