心得2:ミスがでやすい「書き取り力」

忙しくても、メモは、すぐに書き残しましょう。「あとで」という気持ちの緩みが、伝達ミスにつながります。
電話で受けた内容は、聞き取りながら、すばやくメモをとりましょう。メモを取るポイントは、相手の名前、社名に加え、折り返し電話が必要なのか、もう一度電話をもらえるのか、電話があったことだけを伝えて欲しいといわれたのかをしっかりと明記すること。メモをとらずに、電話があったことを忘れてしまったり、間違った内容を伝えてしまわないように気をつけましょう。

また、電話を受けた日時も忘れずメモします。メモはできるだけ完結に。ひと目みたら、用件がわかるように書き記します。要点を書き出せる電話メモを活用するのも有効です。【電話メモ 無料ダウンロード】

心得3:ルール化が大切「伝達力」

電話で受けた内容を、どのように他のスタッフへ伝えるのか。事前に社内でルール化をしておくと、行き違いが発生せず、確実に伝達できるようになります。

たとえば、営業として外回りをしているスタッフには、携帯のメールアドレスに、相手の名前・社名・電話番号をメールで送る。または、パソコンのアドレスに送信する、携帯電話に留守電を残すなど。社内にいるスタッフには、電話メモを机の上に残す、1人1冊、電話連絡ノートをつくり活用するなど、伝達手段は多数あります。

聞き取った情報を確実に伝達できるように、社内でルールを決め、そのルールに沿ってすばやく連絡しましょう。

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