この春から久しぶりに仕事に復帰するという方も多いのではないでしょうか。今回は、ブランクを経て、仕事を再開するにあたって不安に思うことの1つ、ビジネスマナーについて、ご紹介したいと思います。

家庭に入っている期間が長いと、いつも「お客様」でいることが多く、主婦が頭を下げるのは、学校の先生とお医者様だけなんてことを皮肉まじりによく言われます。今回は、「やっぱり主婦は・・・・・・」じゃなくて、「さすが!」と言われるように、ビジネスマナーを基本から復習することにいたしましょう。まずは、電話編です。

電話の基本的な受け応え

久しぶりのオフィス用の電話機は、操作方法もわからず、入社してすぐは、電話を取るのも億劫ですが、応対の基本は同じですから、落ち着いて受話器を取りましょう。

電話の第一声は、音階の「ソ」の音が、相手にとって心地のいい音だそうです。
お電話ありがとうございます。○○です。
呼び出しコールは、3回までに出るようします。それ以上、お待たせしてしまったら、「お待たせいたしました」と添えるようにしましょう。電話の出方は、勤務先によっても異なりますので、会社の応対の仕方に従ってください。ビジネスシーンでは、「もしもし」は使わないので、注意してくださいね。

(相手が社名を名乗ったら)、いつもお世話になっております。
相手が誰であれ、「いつもお世話になっております」と一言挨拶をしましょう。ここで間違っても「お世話様です」と言わないように。「いつもお世話になっております」という意味のつもりで使っているとしたら大NG。「お世話様です」は、通常、目下の人にかけるねぎらいの言葉。お客様や取引先の方に対して使うと、とても失礼なのです。

表情が見えない会話だけに、通常のface to face の会話よりも、丁寧にはっきりと話すようにします。
(相手が社名を名乗らない場合)、失礼ですがどちら様でしょうか?
日常生活において、相手の名前が聞こえない時、つい「はい?」と聞き返してしまう人は、多いもの。仕事の場面では、これはNG。もう一度言ってもらう場合は、「申し訳ございませんが」や「お電話が遠いようなのですが」という言葉を最初に付け加えれば、マイルドな表現になって相手の気分を害することもありません。

(担当者に、取り次ぐ場合)、少々お待ちくださいませ。
「ちょっとお待ちいただけますか?」は、OKと思いきや、「ちょっと」という表現がNGです。「少々」が意味するのは、数秒間。長くお待たせしてしまった場合は、必ず「大変、お待たせいたしました」と言ってから話し始めましょう。あるいは、最初から時間がかかることがわかっていれば、「少し、お時間を頂けますでしょうか。調べて、折り返しお電話をさせていただきます」など、なるべく相手を待たせないような配慮が必要ですね。

担当者が不在のとき、取り次ぐとき、伝言を聞くときなども見てみましょう。>次ページへ