心得2:ミスがでやすい「書き取り力」
忙しくても、メモは、すぐに書き残しましょう。「あとで」という気持ちの緩みが、伝達ミスにつながります。 |
また、電話を受けた日時も忘れずメモします。メモはできるだけ完結に。ひと目みたら、用件がわかるように書き記します。要点を書き出せる電話メモを活用するのも有効です。【電話メモ 無料ダウンロード】
心得3:ルール化が大切「伝達力」
電話で受けた内容を、どのように他のスタッフへ伝えるのか。事前に社内でルール化をしておくと、行き違いが発生せず、確実に伝達できるようになります。たとえば、営業として外回りをしているスタッフには、携帯のメールアドレスに、相手の名前・社名・電話番号をメールで送る。または、パソコンのアドレスに送信する、携帯電話に留守電を残すなど。社内にいるスタッフには、電話メモを机の上に残す、1人1冊、電話連絡ノートをつくり活用するなど、伝達手段は多数あります。
聞き取った情報を確実に伝達できるように、社内でルールを決め、そのルールに沿ってすばやく連絡しましょう。
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