電話とは異なり、相手の時間を拘束するものではないFAX。しかし、社外文書としてもEメール同様、一方通行になりがちなビジネスツールです。情報漏洩に備える危機管理意識と共にマナーが重要になってきます。

それでは、FAX送受信の際のお約束を確認してまいりましょう。

FAX送信時のチェックリスト

□ FAX原稿の表と裏
FAX送信面の表と裏を必ず確認してください。使用するFAX機器により異なりますので、読み取り面が表なのか裏なのか確認してから送信です。

□ FAX番号は正しい?
当たり前のことながら、宛先のFAX番号は間違えないように。よくやってしまうのが、電話番号とFAX番号の間違いです。

□ 送信枚数が多い時は事前に先方に確認
一度の送信枚数が多い時は、事前に先方の都合などを確認しておくこと。

□ 通し番号をつける
送付物が2枚以上ある場合には通し番号を付けると分かりやすい。

□ 着信確認をする
時には斜めにプリントアウトされていたり、途中で文字が切れている場合もあります。
特に大切な書類や先方が待っている書類を送る際には、FAX送信後、先方に確認電話を入れ即座に対応できるようにします。

□ FAX送信状を用意
送付物の最初にFAX送信状をつけて一緒に送ります。

FAX送信状のサンプルを見てまいりましょう。