FAXマナーとは……送受信の際のお約束

FAXマナーとは

FAXマナーとは

電話とは異なり、相手の時間を拘束するものではないFAX。しかし、社外文書としてもEメール同様、一方通行になりがちなビジネスツールです。情報漏洩に備える危機管理意識と共にマナーが重要になってきます。

それでは、FAX送受信の際のお約束を確認してまいりましょう。
   

FAX送信時のチェックリスト

□ FAX原稿の表と裏
FAX送信面の表と裏を必ず確認してください。使用するFAX機器により異なりますので、読み取り面が表なのか裏なのか確認してから送信です。

□ FAX番号は正しい?
当たり前のことながら、宛先のFAX番号は間違えないように。よくやってしまうのが、電話番号とFAX番号の間違いです。

□ 送信枚数が多い時は事前に先方に確認
一度の送信枚数が多い時は、事前に先方の都合などを確認しておくこと。

□ 通し番号をつける
送付物が2枚以上ある場合には通し番号を付けると分かりやすい。

□ 着信確認をする
時には斜めにプリントアウトされていたり、途中で文字が切れている場合もあります。
特に大切な書類や先方が待っている書類を送る際には、FAX送信後、先方に確認電話を入れ即座に対応できるようにします。

□ FAX送信状を用意
送付物の最初にFAX送信状をつけて一緒に送ります。
 

FAX送信状のサンプル

ファックスサンプル

原稿の余白部分に「○○様、ご確認下さい」などと書かれていることがあります。面倒な気持ちはよく分かりますが、何事にも一手間加えることの意味を考えましょう。あなたの原稿が行方不明にならないためにも、送信状は必ず付けて下さい。

  • 相手の名前、日付、送り主の名前と連絡先を書きます。
  • 短い文章なら送信状と本文を1枚にまとめて送っても失礼にはなりません。
  • 送付枚数を書きます。「送信状を含めて何枚」と書くと分かりやすいです。
  • スペースがあれば、メモやメッセージとして使えるだけではなく、返信用として相手が必要事項を記入してすぐに返送するときに便利です。(赤字箇所参照)
 

困った!こんな時どうする?

何かミスに気づいた時には、慌てず騒がず冷静に対処することが大切です。具体的にみてまいりましょう。

送信エラーが出た
送信エラーが出た時には、いったん中止して先方に電話連絡しましょう。エラー表示を無視して何回も送信すると、先方に同じ原稿を大量に送りつけていることに。

エラーは、以下の原因が考えられます。
  • FAXと電話番号を間違えたのかもしれない
  • 用紙切れなど先方に原因があるのかもしれない
  • 機械のトラブルなど

送った原稿が読めない
FAXは小さな文字や写真がつぶれてしまい読めないという場合があります。
先方が読めるように送る側は配慮して、大きな文字や写真モード対応などの原稿にあった対応が必要です。

受信確認
自分宛のFAXが届いた時には、折り返しの電話かEメールで受信連絡を入れましょう。何もしないと、相手はメッセージが届いたのかどうか心配になります。

これって機密文書!?
FAXは本人以外が見る可能性があります。機密事項や他人に知られたくない内容を送るのは避けます。渡す必要がある場合には郵送か手渡しで。個人情報のみならず、会社の機密情報さえも漏洩してしまう可能性があります。
 

FAX送信は情報漏洩の盲点

「情報漏洩」と聞くと、つい不正行為による情報の盗難、またはソフトウェアを狙ったWEB上での不正侵入や情報の改竄などをイメージしてしまいます。

NPO法人・日本ネットワークセキュリティ協会の調べによると、「紛失・物忘れ」「誤操作」「管理ミス」のヒューマンエラーによる悪意のない情報漏洩が、全体の半数以上の52.2%を占めているという結果が出ています。

手動で行うFAX送受信は意外にも、情報漏洩の盲点だったということが以上の事からもわかります。
 

セキュリティポリシーの徹底を

「プリントアウトされた物の紛失」
「他人の情報をたまたま目にしてしまった」

こんな経験はありませんか? 複合機の場合、プリントアウトされたまま放置された紙情報をその場でスキャンし、メールで送信することも可能なため、流出に気付かないという深刻な問題もあります。

セキュリティポリシーを徹底している企業では、ログインした上でしか使用を認めないシステムを構築しているところもあります。さらに情報を入出力した瞬間に、その場の監視カメラが作動して画像を保存し、使用者が特定できるものまであります。

そこまでのインフラが整備されていない場合でも、少なくとも私たち一人ひとりがこれらの危険性を今一度理解し、人的なミスを減らしていこうとする姿勢を持ち続けることが重要です。
 

手軽で便利なFAXですが、同時に不特定多数に見られてしまうという短所も持ち合わせています。社外文書だということを念頭に置き、情報漏洩への危機管理、そして最低限のマナーは押さえながら便利に活用したいものです。

【関連記事】

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。