「隣の文具活用術」 商社マン GTD編(4ページ目)

ガイド：
これまでいわゆるタスクの管理をお聞きしてきましたが、アポイント等のスケジュールはどうされていますか？

日野さん：
この超整理手帳を使っています。


中に入れているスケジュール帳は自分でエクセルで作ったものなんです。ウィークリーバーチカルが延々と繋がったものです。これで52週、つまり1年間分あります。


ガイド：
これは、「連続ウィークリーバーチカル1年版」とでもいうべきものですね。工夫された点はありますか？

日野さん：
1日のスケジュールを方眼にしました。普通は横罫線だけですが、私の場合、自分の予定ではないけど押さえておきたいスケジュールも結構あるんです。それを自分の予定と区別できるよう、そうしたものは縦に書くようにしています。この縦に書くときに方眼だととても便利です。


また、午後12時から18時までを黄色で塗ったのは1日を大きく午前、午後、アフターシックスという具合に3つに分けてメリハリを付けて過ごせるようにするためです。


また使い方として工夫しているのは一つの予定にはできるだけその想定所要時間を書き込むようにしています。それもパッと見てわかりやすいように時間の頭にその時間分だけ帯状に塗り込むというものです。


ガイド：
ボールペンで書かれているようですが、ペンは何を？

日野さん：
パイロットのフリークションボール0.4を使っています。細くて手帳にも書きやすいですし、何より消せるのがありがたいですね。シャープペンだけだと、どうしても紙面が黒っぽくなって見ていて楽しさがありません。


ガイド：
1年分52週分を、つなげていると、お話されていましたが、これはどのようにしているのですか？

日野さん：
よくぞ聞いてくださいました。これはこの手帳の中で最もこだわった点なんです。基本は A 4のコピー用紙を四等分に折ってつなぎ合わせています。この使い方に最適なテープがなく、いろいろと試行錯誤を繰り返してきました。

当初はセロテープを使っていましたが、これだとどうしてもテープが厚くて折り曲げにくくなってしまいます。

メンディングテープでも試しました。これは逆に薄くていいのですが、冬の寒い時期ですと何度も折り返しているうちにテープが切れてしまうんです。


次はマスキングテープ。これは長い間貼っておくと糊が酸化して黄色くなってしまいます。

しっかり貼れて薄く、それでいて何度も折り曲げても大丈夫という、ある意味矛盾するものなんですね。いろいろと探しまわって最も良いものを見つけることができました。それがこの和紙のテープです。これは図書館で本の補修用に使われる専用テープだそうです。


これはとても薄く、それでいて何度折り曲げても切れたりしない頑丈な造りになっています。


ガイド：
ほう、、、こういうテープがあるんですね。はじめて拝見しました。

さて、普通の手帳ですと、年に一度、リフィルを入れ替えますが、このスケジュール帳はどのように運用しているのですか？

日野さん：
3ヶ月おきに更新しています。その時に行うのは終了した3ヶ月を切り取り、新たに新しい3ヶ月を付けたすというものです。ですので、常にほぼ1年間分があるという状態です。