【ビジネスマナー】FAX・携帯電話のビジネスマナー

FAXや携帯電話は、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。でも、その便利さゆえにマナー違反をしていることに気がつかず、相手に悪い印象を与えたり、トラブルの原因にもなりかねません。今回は、簡単そうで実は難しい、FAXと携帯電話のマナーやルールをご紹介しましょう。

失礼のないFAXの送り方

離れている相手に速やかに文書や資料を送ることができるFAX。送信ミスに気を付けて、確実に相手の手元に届くような工夫や配慮が必要です。

■1枚目に送り状をつける

送り状をつけるのは、FAXの基本マナー。通し番号、書類の文字の大きさなど、送信前にもう一度確認を

FAXを送るときには、誰宛に何枚送ったのかがわかるように、送信書類の1枚目に送り状をつけます。送り状には送信日、送信先、発信元、送信枚数、件名を明記します。会社や部署ごとにオリジナルのフォーマットが用意されている場合は、それに従って記入しましょう。

いつも送っている宛先や至急に送信しなければならない場合は、送り状をつけずに書類の左上余白に送信先、右上余白に発信元と送付枚数を記入して送ります。

■受け取る相手を思ってひと工夫
複数枚送る場合は、書類の下部に「1／2」など通し番号をふると順番がわかりやすく、ページ抜けの確認がしやすくなります。また、文字や数字が小さいものは拡大コピーをする、文字の薄い書類はFAXの濃度設定を調整するなどの注意も必要です。

■送信前・後に電話で確認をする

FAXを送信する（または、送信した）旨を電話連絡することで、送信エラーなどのトラブル回避ができる

FAXを送信する前に「これからFAXをお送りしますのでご確認ください」とメールで連絡をすることもあります。急いでいる場合は、送信後に「先ほどFAXをお送りしましたが、届きましたでしょうか？」と電話を入れましょう。万が一、送信エラーなどがあった場合にも、先方に確認の電話を入れることで、早急に対処できるばかりか、あなたへの信頼感も高まります。

■重要書類、大量の書類は送らない
FAXは、受け取る相手以外の目に触れることがあり、番号のかけ間違いなどで関係のない人に送られる危険性もあるので、重要書類の送信は避けましょう。

一度に大量の書類を送信すると、相手の回線を長時間ふさいでしまうだけでなく、用紙も消費させてしまうことになります。一度に送信する枚数は10枚までとして、それ以上は、電子メールに添付するか郵送にしましょう。

■FAXを受け取るときの注意
送られてきた枚数が揃っているか、読みづらいところはないかを確認して、書類が無事に届いたことをメールか、急いでいる場合は電話で伝えます。自分以外に届いたFAXは、すぐに受信者に渡しましょう。