メールで決まる上司の評価　上司が喜ぶ英文メールの書き方 [ビジネス英会話] All About

上司が認める英文メールとは？

上司が特に外国人である場合、英文で書くメールの書き方には、日本語の場合とは違う書き方のコツが幾つかあります。メールでのやり取りが仕事のかなりの部分を占める昨今、上司に好かれる英文メールの書き方は、即、評価へと繋がりかねません。

書き方の重要なポイントは、大きく分けて３つです！

１．結論から先に書く習慣をつける！
２．事実のみを簡潔に列挙する！
３．相手への依頼を具体的に指示！

第１のポイント　常に結論から先に書く習慣をつける！

最近では電子メールの普及により、日本語での書き方も変化してきていますが、日本語と英語のメールの違いで、最も気をつけなければならないのは、英語は、常に結論を先に書くという点です。

日本語ではついつい結論にいたるまでに、状況説明が先に書いてしまう傾向があります。（しかし丁寧に書いたつもりがかえって、評価を落とす可能性すらあります。）

しかし、英文では、何のためにこのメールを書いているのかなど、目的と、結論を先に伝えるのを常とします。日本語の流れで、状況説明や、不必要な挨拶が長くなると、管理する立場で、数多くのメールを日々処理している外国人上司にとっては、irritate させられるメールとなる恐れがあります。

結論と目的を先に書く。これが英文メールの鉄則です。

第２のポイント　論拠となる事実のみを簡潔に列挙する！

日本人がしばしば陥りがちな傾向として、意見と、事実の区別が付かない点が上げられます。メールでも結論を先に書いたとしても、感想や、意見など、書き手の主観に基づく状況説明などが、長々と続くと、これも上司をいらだたせることに繋がりかねません。
英文メールでは、結論にいたる、もしくは、経緯説明として、「事実」と実際に「起きたこと」のみを、冷静かつ、簡潔に時系列で列挙することが何より大切です。勝手に状況判断や、解釈を交えずに、上司が客観的な立場で判断できるように、客観的な事実のみを列挙するように心がけましょう！

事実の整理が明確だと、「こいつは斬れるな！！」と好印象にも繋がります！

第３のポイント　相手にして欲しいことを明確に伝える！

最後のポイントとして忘れてはならないことは、上記２ポイントができたとしても、油断してはならないということです。必ず、上司にこの件について、どのような具体的な行動をとって欲しいかを明確に書いておくことが必要です。

また、最後の部分に、自分の判断や、意見を添えておくことも勿論重要です。その上で、上司に「この件は、あなたの判断を必要とします。」もしくは、「すぐに返事が必要」ならば、その旨を、「いついつまでに返事が必要」ならば、その旨を明確に書いておくことが大切です。

上記、３点を常に念頭において、英文メールを作成すれば、外国人上司の場合には、特に良い印象を与えることが可能です。「効率的に生きる」というのが、外国人、特にアメリカ人上司の場合、重要なファクターとなっていることを、念頭においておきましょう！

効率的な英文構成が、好印象にも繋がることを覚えておきましょう！

きっと円滑なメールでのやり取りが可能になることでしょう！

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