Googleスプレッドシートの「コメント機能」とは?

Googleスプレッドシートには、「コメント」という機能が用意されています。これは、特定のセルにコメントを残す機能です。ご存じのように、Googleスプレッドシートは他の人とシートを簡単に共有できます。コメント機能を使うと、この共有したメンバー達とコミュニケーションをとることができます。

たとえば、ある人が「この数字をもう一度チェックして!」「この計算は正しい?」「もっときれいな表にしてよ!」……等々といったコメントを残します。

それを見た他の人が「チェックしました」「計算間違っていました。やり直します」「きれいと言われても……」……等々といったコメントを書きます。ちょうど、下の画像のように、シートを見ながらみんなでディスカッションしているようなイメージです。
Googleスプレッドシートの「コメント機能」とは?

Googleスプレッドシートの「コメント機能」とは?

このようなやりとりを実現するのが「コメント機能」です。では、ここからは、コメントを追加したり編集したりする方法を説明していきます。

<目次>
コメントを追加する
コメントに返信する
コメントを編集する
コメントを完了する
コメントを削除する
ワイワイガヤガヤと気軽に活用しよう
 

コメントを追加する

コメントを追加するには、セルを選択して[挿入]-[コメント]を選択します。または、セルを右クリックしてメニューから[コメント]を選択してもかまいません。すると、コメントを入力するウィンドウが開くので、コメントの文章を入力して[コメント]をクリックします。

▼セルを選択して[挿入]-[コメント]を選択します。
セルを選択して[挿入]-[コメント]を選択します。

セルを選択して[挿入]-[コメント]を選択

▼コメントの文章を入力して[コメント]をクリックします。
コメントの文章を入力して[コメント]をクリックします。

コメントの文章を入力して[コメント]をクリック

▼コメントが追加されます。なお、コメントを追加したセルの右上隅には、オレンジ色のマークが付きます。
コメントが追加されます。なお、コメントを追加したセルの右上隅には、オレンジ色のマークが付きます。

コメントが追加される

コメントを追加するときは、相手を指定することもできます。指定した相手にはメールが送信されるので、コメントを見落とすリスクを減らせます。相手を指定するには、次のように「@」を使います。

▼セルをクリックしてコメントを表示します。
セルを選択してコメントを表示します。

相手を指定するには「@」を使う

▼コメント欄に「@」を入力し、続けて相手のメールアドレスを入力します。徐々に候補が絞られるので、目的の相手が表示されたら選択します。これで、相手のメールアドレスが入力されます。
コメント欄に「@」を入力し、続けて相手のメールアドレスを入力します。徐々に候補が絞られるので、目的の相手が表示されたら選択します。これで、相手のメールアドレスが入力されます。

相手のメールアドレスを入力

▼続けてコメントを入力して[コメント]をクリックします。
続けてコメントを入力して[コメント]をクリックします。

コメントを入力して[コメント]をクリック

▼特定の相手に向けたコメントが挿入されます。
特定の相手に向けたコメントが挿入されます。

コメントが挿入される

上記の方法よりも、もっと強く相手を指定することもできます。それが「割り当て」です。割り当てられた相手にはメールが送信されて、コメントを"完了"させることが求められます("完了"については後述します)。

▼コメント欄に「@」を入力して続けて相手のメールアドレスを入力します。徐々に候補が絞られたら相手を選択します。
コメント欄に「@」を入力して続けて相手のメールアドレスを入力します。徐々に候補が絞られたら相手を選択します。

「@」を入力して続けて相手のメールアドレスを入力

▼相手のメールアドレスが入力されたら、続けてコメントを入力して[○○に割り当て]をチェックします。
相手のメールアドレスが入力されたら、続けてコメントを入力して[○○に割り当て]をチェックします。

コメントを入力して[○○に割り当て]をチェックする

▼[割り当て]をクリックします。
[割り当て]をクリックします。

[割り当て]をクリック

▼コメントが挿入されて、相手に割り当てられました。
コメントが挿入されて、相手に割り当てられました。

相手に割り当てられた

コメントに返信する

コメントには返信を書くことができます。LINEでメッセージが届いたら返信を書きますが、それと似ています。

▼コメントの追加されたセルにマウスポインタを合わせます。コメントが表示されます。
コメントの追加されたセルにマウスポインタを合わせます。コメントが表示されます。

セルにマウスポインタを合わせると、コメントが表示される

▼セルをクリックすると、返信を入力する欄が表示されます。
セルをクリックすると、返信を入力する欄が表示されます。

返信を入力する欄が表示される

▼返信の入力欄に文章を入力して[返信]をクリックします。
返信の入力欄に文章を入力して[返信]をクリックします。

文章を入力して[返信]をクリック

▼返信が追加されます。なお、返信を書くとき半角の「@」マークに続けてメールアドレスを指定すれば、相手を指定して返信することもできます。
返信が追加されます。なお、返信を書くとき半角「@」マークに続けてメールアドレスを指定すれば、相手を指定して返信することもできます。

相手を指定して返信も可能

コメントを編集する

自分が追加したコメントは、あとで内容を編集することができます。コメントの内容を変更したいとき必要になる操作です。

▼セルをクリックしてコメントを表示したら、編集したい自分のコメント右上にある[その他のオプション]をクリックしてメニューを開き、[編集]を選択します。
セルを選択してコメントを表示したら、編集したい自分のコメント右上にある[その他のオプション]をクリックしてメニューを開き、[編集]を選択します。

コメント右上にある[その他のオプション]をクリックしてメニューを開き、[編集]を選択

▼コメントを編集できる状態になるので、編集して[保存]をクリックします。
コメントを編集できる状態になるので、編集して[保存]をクリックします。

編集して[保存]をクリック

▼コメントが変更されます。
コメントが変更されます。

コメントが変更された

コメントを完了する

多くのコメントは、「数字を確認して!」「計算は正しい?」といった誰かの指示や疑問などから始まります。それに誰かが返信し、さらに別の誰かが返信して……というやりとりがあって、最終的には指示された作業が終わったり、疑問が解消したりするわけです。

その最終段階で行うのが「完了」です。コメントを「完了」すると、そのコメントが非表示になります。

▼セルをクリックしてコメントを表示したら、右上の「完了」マーク(チェックマーク)をクリックします。
セルをクリックしてコメントを表示したら、右上の「完了」マーク(チェックマーク)をクリックします。

右上の「完了」マークをクリック

▼コメントが非表示になります。
コメントが非表示になります。

コメントが非表示になる

このように、それ以上議論することがなくなったコメントは、「完了」して非表示にしましょう。

なお、非表示にしても、右上の[コメント履歴を開く]をクリックすれば、すべてのコメントの履歴を確認できます。もしも「いったん完了したけれど、問題が発生したので再びコメントの続きを入力したい!」というときは、コメント履歴を表示して、[再開する]をクリックしてください。
右上の[コメント履歴を開く]をクリックすれば、すべてのコメントの履歴を確認できます。[再開する]をクリックすれば、再びコメントを表示してディスカッションを続けることができます。

右上の[コメント履歴を開く]をクリックすれば、すべてのコメントの履歴を確認できる。[再開する]をクリックすれば、再びそのコメントを表示してディスカッションを続けることができる

コメントを削除する

コメントそのものが不要になった場合は、コメントを削除します。

▼セルをクリックしてコメントを表示したら、[その他のオプション]をクリックしてメニューを開き、[削除]を選択します。
セルをクリックしてコメントを表示したら、[その他のオプション]をクリックしてメニューを開き、[削除]を選択します。

[その他のオプション]をクリックしてメニューを開き、[削除]を選択

▼確認のメッセージが表示されたら[削除]をクリックします。
確認のメッセージが表示されたら[削除]をクリックします。

メッセージが表示されたら[削除]をクリック

▼コメント全体が削除されます。
コメント全体が削除されます。

コメント全体が削除される

ワイワイガヤガヤと気軽に活用しよう

ここまで、Googleスプレッドシートのコメント機能の使い方を紹介しました。

いろいろと説明しましたが、要は表をもとにみんなでワイワイガヤガヤ話し合うための機能です。机の上に表を置き、そのまわりでいろんな人が「どうしてこんな結果になったんだ!」「このデータは何を意味してる?」「ここ、計算、間違ってるよ!」……とやってるイメージです。

ですから、コメント機能もワイワイガヤガヤと気軽に利用するのがおすすめです。「文章を間違わないように」とか「正しい文章を入力しなければ」……と慎重・丁寧になりすぎると、せっかくのメリットを享受できません。

もちろん、ビジネスマナーを守ることは大切ですが、それさえ守れば、あとはワイワイガヤガヤ、LINEのように気軽な気持ちで活用するのがよいと思いますよ。ぜひ、お試しください。
 

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